会社の電話の費用、抑えたいけれどどうすれば？そんなときはクラウドPBX
近年は業務のオンライン化が進んでおり、連絡手段としてWeb会議ツールやチャットツールなどを導入する企業が増えつつある状況です。一方で、現在も電話を主要な連絡手段としている会社も少なくないでしょう。
当記事では、導入することによって電話の端末代や月々の通話料を安く抑えられる「クラウドPBX」というシステムに関して具体的に解説していきます。電話の運用コストを抑えたい方は、ぜひ当記事を参考にしていただけると幸いです。
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会社の電話の費用、どのくらい掛かっていますか？
社内連絡や営業手段として電話を用いる場合、数年ごとに端末を買い替える、もしくは再リースする必要があります。新品のビジネスフォンは法定耐用年数が6年であり、1台あたり1万2000円~4万円ほどが相場です。つまり、従業員30人ほどの企業であれば6年ごとに36万円~120万円の端末料金が必要になります。
加えて、月額料金もベンダーによって差が出やすいところです。日経BPコンサルティングが実施した調査によると、業務用端末の月額料金の平均額は1台あたり6,523円となっています。近年では法人向けの料金プランがさまざまな通信業者から提供されており、月額料金の平均額自体はここ数年間で安くなりつつあります。
とはいえ、例えば10人の社員に端末を支給するだけでも月額料金は6万5230円、年間で78万2760円になる計算です。電話料金はほとんどの企業にとって固定費となっていると思われ、従業員数によってはより高い費用が毎月必要になります。
しかし、いくつかの工夫をすることによって電話料金は削減しやすい支出でもあります。電話料金を抑えるうえで有効な方法に関しては、次章から解説していきます。
会社の電話の費用を抑えるには？
端末料金や月々の電話料金を極力安く抑えるには、リース契約に切り替えたり、中古の電話機を購入したりするといった方法があります。ここでは電話に関する出費を抑えるおすすめの方法と、具体的な実践法を合わせてご紹介します。
中古の電話機を使う
自社の業務内容やニーズに応じて、最適な電話機を選ぶようにするとさらにコストを抑えやすくなります。
電話機を新品で購入する場合、1台あたり1万5000円～4万円ほどが相場です。対して、中古の電話機であれば1台あたり4,000円~1万2000円ほどが相場となっているので、中古の電話機を用いることで1台3000円～3万6000円ほど導入費用を節約できます。
なお、実際に電話機を購入する際には、最新機種よりも1世代前の端末を購入することをおすすめします。1世代古いだけでも、最新機種の2割~3割ほどの価格で購入できるので非常にお得です。ビジネス用の電話は機種の更新頻度が高く、1~2年ほど前の機種でも中古価格で購入しやすいという特徴があります。販売元によっては無料保証サービスを用意しているところもあるので、初期費用を抑えたい場合に中古の電話機を購入することは有効な手段です。
一方、電話器は新しい機種ほどさまざまな機能を備えている傾向があります。高機能な機種は自動応答や迷惑電話のブロックなどを備えており、導入することで業務効率の向上が見込めます。
プランや加入先を見直す
電話器のリース契約にかかる費用を抑えるには、最新の料金プランに乗り換えたり、リース先を見直したりすることで月額費用が安くなる可能性があります。電話を業務に用いるうえで、通話料や基本料金は必ずかかってくる費用です。近年は光回線を用いた格安の電話サービスも増えているので、会社の端末数や通話時間といった需要に見合ったリース先を見つけやすくなっている状況です。
リース契約は初期費用を抑えられることがメリットですが、通話料金とは別にリース料金が継続的に必要になるという特徴があります。電話機のリースは電話機3台あたり月額3,000円~9,000円ほどが相場であり、初期工事費やPBX本体の料金も月額料金に含まれていることが特徴です。リース契約の期限は6~7年に設定しているベンダーが多数を占めており、PBXと電話機を直接購入するよりも多少コストが高くなるように価格を設定しているベンダーがほとんどです。なお、リース契約とは電話機をレンタルしている状態なので、契約期間満了後は電話機を返却する必要がある点にも注意が必要です。
リース契約は基本的に契約途中で解約できないので、電話機のリースを利用する際は価格帯や機能などを慎重に比較することをおすすめします。特にここ数年間でリース先や料金プランを変更していない場合は、1度見直しを行いましょう。人事異動や退職などで社員の数が変動しているのであれば、自社の現状に合わせて安価な料金プランを探したり、余分なオプションサービスを解約したりすることでコスト節約につながる可能性が高いです。
電話以外の連絡手段を活用する
電子メールやWeb会議ツールなどの連絡手段を社内で活用していくことで、契約する電話回線の数や通話料金を削減可能です。基本料金が無料のツールを連絡手段として用いれば、通話料金を節約する効果が見込めます。
市場調査サイトのシーズプランニングによると、Web会議ツールを始めとしたビデオコミュニケーション市場は2012年から2020年まで毎年拡大し続けています。近年ではテレワークを導入する会社が増えたことでWeb会議ツールやビデオ会議ツールの需要が伸びており、優れた機能を備えた製品も増えつつある状況です。
Web会議ツールはスマートフォンやタブレットなどから利用できるものもあり、外出先や社員の自宅などから業務を行えることが強みです。通話料の節約につながるほか、顧客や問い合わせ先への対応がスムーズに行いやすくなるというメリットもあります。
国際電話の事業者や運営方法を見直す
国外に拠点があったり、海外出張の多かったりする企業では、国際電話の事業者や運営方法の見直しも、会社の電話費用を抑えるのに有効です。国際電話は国内間の電話に比べて通話料が高くなるため、国際電話のコストカットをすることで大きな費用削減となります。
国際電話の通話料は事業者や電話先の国によって変動します。そのため、A国への通話料が最も低い事業者はα社でも、B国への通話料が最も低い事業者はβ社である、というようなこともあり、事業者見直しによって通話料を今よりも安くできる可能性があります。わざわざ電話しなくても良い連絡は、メールやチャットに変更するなど、必要以上に国際電話を使用していないかの見直しも重要です。
また、次に紹介する「クラウドPBX」も、国際電話のコストカットに大いに役立ちます。
クラウドPBXに切り替える
クラウドPBXとは、電話の交換作業を行う機械であるPBXをクラウド化することで電話の機能性を向上させるシステムです。通常のPBXやIP-PBXに次ぐサービスとしてクラウドPBXは登場し、2010年台から日本国内で急速にシェアを拡大しつつあります。実際に、ここ7~8年ほどで日本国内におけるクラウドPBXの導入率は毎年5%ほど増加し続けています。業務効率の向上とコスト節約を目的としてクラウドPBXを導入する会社は増えつつあり、幅広い業界で注目を集めているサービスとなっています。
さらに、今後は通信規格のアップデートや「働き方改革」の推進が進むことから、日本国内におけるクラウドPBXのシェアは継続的に増加し続けていく可能性が高いと考えられます。クラウドPBXの具体的なメリットに関しては、次章から具体的に解説していきます。
会社の電話費用が安くなるクラウドPBXのメリット
通常のPBXからクラウドPBXへと移行することで、導入コストや月額費用を抑えやすくなります。ここでは、クラウドPBXを新しく導入することによって得られるメリットに関して具体的に解説していきます。
工事は必要なし
クラウドPBXはインターネット上にPBXのシステムを設定するので、インターネット環境と電話が揃っていれば工事不要で通話を行えるようになります。電話番号の登録や書類手続きなどは必要になりますが、PBXの機器を設置するよりも早く電話を利用し始められることがクラウドPBXの特徴です。
PBXの機械を直接購入して設置する場合、利用申込からサービス開通までに半月~1ヶ月ほどはかかります。一方で、クラウドPBXは申込から開通まで約1週間~半月ほどで電話サービスが利用できるようになります。サービスを導入する際に電話番号を変更しない場合、申込から1週間以内に手続きを完了してくれるベンダーもあります。
また、事業拠点を移転した場合でも、クラウドPBXを導入していれば移転工事を行う必要はありません。従業員の増減によって登録する端末の種類や数を変更する際にも工事は不要であり、自社のパソコンからすぐに端末の新規登録や変更などを行えることもクラウドPBXの強みです。
スマホやパソコンが電話機になる
クラウドPBXは、一般に流通しているスマホやパソコン、IP電話機をそのままビジネスフォンとして利用できることが特徴です。クラウドPBXに端末を登録する際は、専用のアプリをインストールすると登録手続きが行えます。
なお、パソコンを電話器として用いる場合は、ソフトフォンもしくはクラウドPBXのシステムとパソコンを連携する必要があります。ソフトフォンは電話回線がなくても電話サービスを活用できることが特徴であり、通話時はヘッドセットを接続するだけで通話が行えるようになります。
クラウドPBXは、1台の電話機で複数の電話番号を利用できるのも特徴です。例えば、社員が個人所有している端末をクラウドPBXのシステムに登録すると、1台の端末で複数の電話番号を使い分けられるようになります。新しく業務用のスマホを支給する場合に比べて、導入コストを大幅に抑えられることがクラウドPBXの強みです。
外出中の社員が会社の電話番号で発着信可能
クラウドPBXを導入することで、営業先などの外出中でも会社の電話番号を用いて電話を発着信できるようになります。外出中の社員に対して電話がかかってきた場合でも、クラウドPBXを導入していれば、会社から社員の携帯端末へスムーズに電話を転送できます。転送といっても実際は内線で繋がっているわけですから転送サービスの契約は不要で、転送料金は掛かりません。クラウドPBXの外線通話料は1分10円～3分10円ほどなので、低コストで顧客満足度の向上と業務効率の改善を図れることがクラウドPBXの強みです。
もちろん、外出先から電話を発信する際にも会社の電話番号が利用可能です。営業電話を会社の番号で行うことで顧客からの信頼度向上、営業効率の改善などが見込めます。
広い範囲で内線が使用できる
クラウドPBXはインターネットを用いた電話サービスなので、ネット環境と通話機能を持った端末があれば日本国内の広い範囲で利用できます。北海道と沖縄県といったように離れた場所にある拠点どうしでも、ネット回線を通じて内線通話を行えることがクラウドPBXの特徴です。海外拠点からでも日本の事業拠点の番号を用いて電話できるうえに、内線での通話は無料なので、インターネット環境が整っていれば内線通話は世界中どこでも無料となります。
このように事業所同士の通話であれば内線扱いとして無料で通話可能なので、問い合わせ窓口への転送や業務連絡などを無料で行えることは会社にとって大きな金銭的メリットです。
なお、クラウドPBXでは複数の端末を同時に呼び出すこともできます。発信側の番号に応じて呼び出し先を個別に設定可能なので、電話業務に使う時間を大幅に短縮できることがクラウドPBXの大きな利点です。
会社の電話の費用を見直すなら「ナイセンクラウド」をご検討ください
会社にクラウドPBXを導入する際には、初期費用や月額費用の高さ、機能性の高さなどを基準にして選ぶことが大切です。ここでは、弊社が提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」についてご紹介いたします。
「ナイセンクラウド」は日本全国の局番に対応しているクラウドPBXです。0120や0800のフリーダイヤルもスマホやパソコンで発着信可能であり、1台の電話機で複数の局番を同時に使い分けられることが特徴です。複数端末での一斉着信や特定端末の呼び出し、IVR・音声ガイダンス機能など様々な機能も用意しております。
ナイセンクラウドについて簡単にまとめた動画がございますので、ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
内線による通話は無料、日本国内への外線通話は3分8円～であり、クラウドPBXの中でも「ナイセンクラウド」の通話料金はかなり安い部類となっています。ある導入企業様では、拠点間通話をナイセンクラウドにするだけで、年間300万円かかっていた国際電話料金が100万円以下に抑えられた実績があります。
料金プランは月額2,000円の「ライト」、月額5,000円の「ペア」、月額1万円の「プロ」の計3種類を用意しております。高額なプランほど同時運用できる内線端末が増え、一定台数以上の契約をすることで規定の割引率が適用されます。
申込からサービス開通までの期間は通常1~2週間ほどですが、特急オプションを使った場合は開通まで3日~1週間ほどになります。取得する局番や契約するプロバイダによって費用や開通までの期間は前後するので、詳細な料金プランや機能に関しては「ナイセンクラウド」のサービスサイトからお問い合わせください。
会社の電話の費用はカットできる！
電話器の購入先やリース先を見直したり、クラウドPBXを導入したりすることで電話にかかる費用は節約できます。特にクラウドPBXは業務効率の向上にもつながる点が強みであり、さまざまな会社で導入されているシステムです。月々の電話料金やPBXの費用に悩んでいる方は、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。