テレワークに欠かせないクラウド電話。導入のメリットやポイントは？
企業の働き方改革とコロナ禍でのテレワークの浸透により、クラウド電話が注目されています。クラウド電話はインターネットの普及とともに広まってきたサービスですが、運営会社ごとに取り扱うクラウド電話の機能に差があります。
今回は、テレワークに欠かせないクラウド電話について、その概要、導入のメリットやポイントをまとめました。
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テレワークに欠かせない「クラウド電話」とは？
「クラウド電話」は、クラウドPBXを通じて利用する電話です。
従来のビジネスフォンを制御しているのは、オンプレミス型のPBX（構内交換機・主装置）ですが、クラウド電話の「クラウドPBX」はクラウド上に主装置機能を構築しています。このため、インターネットに接続可能なスマホやPCを、場所を問わずに会社の電話として使えるようになります。具体的な利用シーンをご紹介しましょう。
自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できる
クラウド電話の場合、自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できるようになります。
外出先からお客様先に電話をかける際、これまではプライベートのスマホや、会社支給の携帯電話から発信していたことでしょう。この場合、着信先には「知らない番号」「登録していない番号」からかかってくることになり、電話に出てもらえないことが起こりがちでした。また、お客様から電話をいただくにも、プライベートの電話番号を伝えなければならないということが起こります。
しかし、クラウド電話を導入することで、会社以外の場所からスマホやPCを使って会社の電話番号で発着信できるようになります。会社にかかってきた電話に、どこにいても対応できるのです。テレワークで在宅勤務を行っていても、電話の相手に在宅勤務ということを知られることはありません。
テレワーク中の社員でもスマホやPCで内線が利用できる
自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信可能なクラウド電話は、内線機能についても従来のビジネスフォン同様の使い方ができます。オフィスの外にいる社員でもスマホやPCで内線を利用することができます。
従来のPBXでは社員同士で連絡を取る際、テレワーク中の社員には外線で通話しなければならず通話料が掛かってしまいます。また、テレワーク中の社員宛に顧客から着信があった場合、これまでなら相手に電話のかけ直しをお願いするか、伝言を承って対象の社員に内容を伝える、もしくは折返し連絡するといった方法しか選択肢がありませんでした。
しかし、クラウド電話はテレワーク中の社員の電話にも内線を掛けられるため、通話料を掛けずに社外の社員と連絡がとれます。また、電話を受けたらお客様をお待たせすることなく、そのままテレワーク中の社員に繋ぐことができます。
テレワークで便利なだけじゃない！クラウド電話のメリット
クラウド電話を取り入れると、会社にどのような変化が起こるでしょうか。テレワークで便利なだけではない、クラウド電話のメリットをまとめてみました。
コストカットできる
クラウド電話にすれば、各種コストをカットできます。カットできるコストとして、PBXの費用・設置工事費用・端末費用・通信費・オフィスの賃料が挙げられます。1つずつ解説します。
◎PBXの購入費用
構内交換機本体の用意にもコストはかかります。しかし、クラウド電話はクラウド上に設置するだけなので、構内交換機を購入するコストをカットできます。
◎工事費用
「モノ」として存在するPBXであれば、新規敷設や増員による追加設置の際に専門業者による工事が必須でした。一方、クラウド電話であれば機器の設置が不要なので、そもそも工事が発生しません。イニシャルコストを抑えて、オフィスの電話を使えるようになります。
また、従来のオンプレミス型PBXの場合、設置に必要なスペースを確保する必要がありました。しかし、クラウド上にPBXを構築するクラウド電話であれば、設置スペースの確保が必要なく、オフィスを自由にレイアウトすることができます。
◎端末費用
クラウド電話は、社員がプライベートで使用しているスマホ・携帯電話で利用することができます。テレワークでも、アプリをスマホにインストールするだけで会社の電話が使えるようになるので、これまで会社側が用意していた端末費用をカットすることができます。
◎通信費
従来のPBXであれば、社外にいる人が電話に出られるようにするには転送サービスの利用が必要でした。しかし電話の転送を行う際は転送サービス利用料と、転送時にかかる通話料が発生してしまいます。その上、転送先は1つしか指定できないため、柔軟な対応ができません。一方、クラウド電話は、外出先でも転送サービスを利用することなく会社宛の電話に出ることができます。
さらに外出中や他の拠点にいる社員、テレワーク中の社員とも内線が利用できるため、今まで外線で連絡を取っていた分の通話料を削減できます。
◎オフィスの賃料
クラウド電話の導入によりテレワーク化が進めば、全社員が入るような広いオフィスを用意する必要がありません。オフィスの縮小により、オフィスの賃料もカットできてしまうのです。
電話の取次ぎにかかる工数がカットできる
クラウド電話を導入すれば、電話の取次ぎにかかる工数をカットできます。
外出中の社員や他の拠点にいる社員宛の電話が掛かってきた際は、一度電話を切って、その社員に電話を掛けて伝言や折り返しをお願いするか、電話を掛けてきた相手に該当の社員と連絡が取れる番号を伝える必要がありました。しかしクラウド電話なら、電話を切らずにそのまま繋ぐことができるのでスムーズで、時間も短縮できます。
また、外出中の社員や他拠点の社員も電話を直接受けることができます。複数端末で同時着信し、誰かが電話に出れば着信音が鳴り止むようになっているため、電話を掛けてきた相手の番号を見て「自分宛の電話だ」と思った社員が直接電話に出ることで、取次ぎの必要がなくなります。
電話の増設や移設も簡単
クラウド電話は、電話の増設や移設が簡単に行えます。
社員増加や新たな拠点の設置というケースを考えてみましょう。オンプレミス型のPBXの場合、PBX本体や周辺機器のスペース確保、オフィスレイアウトの検討を行い、新たな配線・設置工事を行う必要がありました。しかし、クラウド電話ならばPBXをクラウド上に構築しているので、スペースの確保やオフィスレイアウトに頭を悩ませずに済みます。新たな配線・設置工事を行う必要もありません。電話の増設や移設に、低コストで弾力的に対応できるようになります。
複数電話番号の管理が簡単になる
クラウド電話は複数電話番号の管理も簡単にしてくれます。代表電話番号や支店の電話番号、フリーダイヤル番号、お客様受付番号など、複数の電話番号を一括して、1つの管理画面で扱えるようになるのです。東京オフィスに掛かってきた電話を大阪オフィスや福岡オフィスで受けることもできます。東京オフィスの社員が災害で出社が困難であったり、全社研修で不在であったりしても、他のオフィスの社員でカバーできるのです。
テレワークのためにクラウド電話を導入する際のポイント
テレワークに欠かせないクラウド電話には多くのメリットがありますが、クラウド電話を導入する際に気を付けるべきポイントもあります。導入する際に知っておきたい、3つのポイントを整理しましょう。
既存の番号が使えるか事前にチェック
クラウド電話を採用する際は、既存の電話番号が使えるか事前にチェックしておきましょう。
一般的に番号ポータビリティによって電話番号の引継ぎは可能ですが、クラウド電話の提供会社によってはクラウド電話導入時に電話番号を変更する必要があります。提供会社が指定する通信キャリア、電話回線への変更を求められる場合もあります。クラウド電話のメリットを享受し、スムーズにテレワークに移行するためにも、既存の電話番号が使えるか、さらに電話回線の変更が不要かどうかを確認しましょう。
通話料がどのくらい削減できるかを試算
クラウド電話の導入にあたり、通話料がどのくらい削減できるかを試算しましょう。初期費用を中心に、さまざまなコスト削減を期待できるクラウド電話。一般的にはお得に使えるシステムですが、基本料金が安めに設定されているプランでは、通話料が高めになるケースもあります。
コストカットできる通話料は、「どのようなシーンで電話を使うのか」をシミュレーションすると試算しやすくなります。例えば、クラウド電話ではクラウドPBXに接続している電話間で通話ができます。インターネット回線に繋がっていれば、会社内外・国内外を問わず内線通話ができるのです。外出や出張が多い、国内外に拠点を構え頻繁にやり取りが発生している場合、通話料の大幅な削減が期待できます。
また、クラウド電話に用いるクラウドPBXは、利用人数・使用機能に応じて料金が変わります。社員数やオフィス移転の計画の有無によっては、通信コストが負担になるケースがあります。利用人数が多い企業であれば、従来のオンプレミス型PBXを購入、もしくはリースで利用した方が安くなるケースもあります。さらに、数人規模の社員数で、オフィス移転の予定がなければ、一般的な家庭用電話機を利用して通話料金がリーズナブルなIP電話を契約することも考えられます。
オプションを利用するとさらに便利になることも
多くのクラウド電話サービスでさまざまなオプションが提供されており、オプションを利用すればさらに便利になります。しかしオプションごとに料金が発生してしまうため、必要なオプションはどれか、しっかり吟味する必要があるでしょう。
求めている機能が基本の機能に含まれているのか、それともオプションで別途契約が必要なのかは、クラウド電話サービスごとに異なるため、導入するクラウド電話を決定する際はコスト面だけでなく機能面の比較も重要です。
テレワークのためにクラウド電話を導入するなら「ナイセンクラウド」
ここで、私たちアイティオール株式会社が運営するクラウド電話サービス「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドは導入企業6,000社以上を誇るクラウド電話サービスです。豊富な機能を有し、世界中どこでも会社の電話番号で発着信可能にし、内線化することができます。利用可能端末は、スマホ・IP電話・PCで、IP電話です。
従来のビジネスフォンと同じく、着信時は設定した複数端末で一斉に呼び出しできます。なお、複数の電話番号を取得できるので、電話番号ごとに着信する端末を設定することもできます。
さらに、オプションで自動通話録音・電話会議なども利用できます。ナイセンクラウドが提供する電話会議機能なら内線間の会議はもちろん、外線から参加することもできます。
ナイセンクラウドの機能について分かりやすくまとめた1分動画がありますので、ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
クラウド電話のナイセンクラウドなら、インターネット環境さえあれば設置・配線工事は要りません。申し込みから最短即日で利用可能になります。設定変更もWeb上で完結するので、電話の増設・移設も簡単です。
月額費用は使用する内線数で異なりますが、1内線は月額2,000円、2内線で月額5,000円、5内線以上は月額10,000円～となり、以降1台追加ごとに月額1,000円で利用可能ですが、内線数が多ければ割引率が適用されますので、社員数の多い企業ほどお得に導入できます。
サービスサイトにて簡単に御見積りできますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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クラウド電話でテレワーク化を進めよう！
働き方改革に繋がるテレワーク化に、クラウド電話は欠かせない存在です。自宅にいても会社の電話番号で電話を利用できる上に、各種コストを削減できる一石二鳥のツールです。テレワークを導入しない企業でも、クラウド電話を導入することで多くのメリットが得られます。
ぜひクラウド電話を取り入れて、業務効率の改善、コスト削減、テレワーク化の実現を目指してみましょう。