テレワークによるコミュニケーション問題を解決する方法
テレワークを導入する企業が増えていますが、テレワークによるさまざまな課題も出てきています。そのうちの一つがコミュニケーション不足です。テレワークはオフィスとは違い、お互いが遠隔地で作業をするため、コミュニケーションが取りづらくなります。本記事では、テレワークによるコミュニケーションの課題と、コミュニケーションに関する課題を解決する方法をご紹介します。
テレワークはコミュニケーション不足が課題となりやすい
テレワークを実施している企業では、企業側も従業員側もコミュニケーション不足が課題と感じていることが多いです。
総務省の「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」によると、テレワーク導入を検討している企業の約25％が「社員同士のコミュニケーション」を不安視しているとしています。テレワークはオフィスと違い、顔を合わせて一緒に仕事しないため、コミュニケーション不足になることが考えられます。
さらにサイボウズ社の調査によると「コミュニケーションがしにくい」という回答が半数を超えています。また同調査には「業務に直接関わらないコミュニケーションをもっと増やしたい」という回答が「業務に関わるコミュニケーションをもっと増やしたい」の2倍という結果になっています。この結果から、業務だけでなく業務外のコミュニケーションが課題と思っている人が多いことが分かりました。
出典：総務省「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」
出典：テレワークの職場内コミュニケーションに関する調査・サイボウズチームワーク総研別
コミュニケーションに関する課題
テレワーク導入にともないコミュニケーションが不足することによって、どのような課題が出てくるのでしょうか。ここでは、テレワークにおけるコミュニケーションの課題について一つずつ解説します。
コミュニケーションが取りにくい
テレワーク中は従業員同士のコミュニケーションが取りにくいとされています。テレワーク中は、お互い遠隔地で仕事をしているため、直接顔を合わせる機会が減ります。オフィスにいれば、業務に関連する話はもちろん、関連のない雑談をすることで、円滑にコミュニケーションが取れるでしょう。しかし、テレワーク中は仕事をしている姿が見えないため、気軽なコミュニケーションが取りにくくなります。
例えば、近くにいれば相手の反応がすぐに分かります。しかし、テレワークではすぐに返事がこないことも多いです。この状態が続けば意思疎通が取りにくくなり、業務の進捗や生産性に問題が発生する可能性もあるでしょう。
勤怠管理がしにくい
テレワークは働いている姿が見えないため、勤怠管理がしにくいのが課題とされています。オフィスで働く場合は、タイムカードの利用や、実際に出社する姿を見ることで勤怠管理をすることが可能です。また実際にどんな業務に取り組んでいるかが分かります。
しかし、テレワークでは実際に働いている姿が見えません。そのため勤怠管理システムなどを導入していない場合は、管理が難しくなるでしょう。
従業員が不安を感じやすい
テレワークでは他に働く従業員の姿を見たり、すぐに誰かに聞いたりすることができないため、不安を感じやすいとされています。仕事で分からないことがあった場合、オフィスならすぐに誰かに聞くことができます。しかし、テレワークではメールやチャットで聞く必要があるため「こんなことで連絡して迷惑ではないか」と感じてしまい、気軽に連絡できないこともあるでしょう。そのため、オフィス勤務よりも孤独や不安を感じやすくなるでしょう。
さらにモチベーションの問題もあるでしょう。自宅ではオンとオフの切り替えが難しいため、集中しにくいこともあります。また反対に働き過ぎてしまう従業員もいるでしょう。テレワークでは適切に評価されているかが分からず、不安に感じやすい場合もあります。
コミュニケーションが重要な理由
円滑に仕事をこなす上で、なぜコミュニケーションが重要なのでしょうか。コミュニケーションとは仕事に関することだけでなく、雑談も含みます。一見無駄に感じる雑談ですが、従業員にとっては、ストレス解消の面で重要とされています。
例えば、国土交通省の調査による「平成31年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査」内の「テレワーク（在宅勤務に限る）を実施してみて問題があったこと」という項目では「同僚や上司などとの連絡・意思疎通に苦労した」が、2番目に多い回答でした。
オフィスでは業務に関することはもちろん、適度に雑談をすることで、同僚や上司などと円滑に意思疎通をとることができます。テレワークではこうした会話がなくなり、必要最低限のコミュニケーションだけになりがちです。そのため、社内の連携が取りにくくなったり、言葉の意味が伝わらず誤解が生まれてしまったりする可能性もあるでしょう。
気軽なコミュニケーションが取れないことによるストレスを解決するため、オフィス勤務のときよりもコミュニケーションを意識することが大切です。また従業員同士で情報格差が生まれないように、同じプラットフォームを導入して全体で共有することが重要です。
テレワークにおけるコミュニケーション不足の解決策
テレワークで発生するコミュニケーション不足を解決するためには、どのような対策をとれば良いのでしょうか。ここでは、テレワークにおけるコミュニケーション不足の解決策をご紹介します。
コミュニケーションツールの導入
テレワークでコミュニケーションを円滑に取るための手段の一つが、コミュニケーションツールの導入です。コミュニケーションツールは以下が挙げられます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、ビジネスで利用することを前提としたチャットです。メールよりもレスポンスが早いため、チーム内の情報共有がしやすいでしょう。またビジネスチャットは、パソコンだけでなく、タブレットやスマホなど、さまざまなデバイスからアクセスできます。どこにいてもアクセスがしやすいため、コミュニケーションが取りやすいでしょう。
クラウドフォン
クラウドフォンとは、オフィスにある交換機PBX（Private Branch Exchange）をクラウド化したシステムのことです。オンライン上で、通話環境が構築できるのが特徴です。物理的な電話機や配線を必要としないため、導入時のコストを抑えられます。
クラウドフォンは、通常のビジネスフォンと同様の機能が備わっています。会社にかかってきた電話を内線につないだり、内線同士をつないだりすることが可能です。また保留転送や電話会議など、ビジネスにおいて欠かせない機能も備えているサービスもあります。
インターネット回線があればどこでも利用できるため、テレワーク中の社員にも電話を取り次ぎしやすいでしょう。スマホに専用アプリを入れれば、スマホでも利用可能なため、テレワーク中でも、会社宛にかかってきた電話に対応することができます。
Web会議システム
Web会議システムは、インターネット回線を用いて会議を行うためのツールです。カメラはオフにすることもできますが、ビジネスで使う場合は基本的にオンにして使用します。
カメラをオンにしている場合、お互いの表情を読み取ることができるため、意思疎通がとりやすくなるでしょう。また細かいニュアンスを伝えられるため、コミュニケーションの齟齬が起きにくくなります。さらに顔が見えることで、体調などを含めた社員の状態を判断できるでしょう。
グループウェア
グループウェアは、インターネットを通して情報共有やスケジュール管理が行えるツールです。ドキュメント共有や電子決裁機能が搭載されているものもあるため、業務効率化に役立つでしょう。
コミュニケーション方法を見直す
テレワーク用のツールを導入するだけでなく、ツールの運用方法やコミュニケーション方法の見直しも行いましょう。具体的には以下の方法があります。
コミュニケーションに関するルールの設定
まずはコミュニケーションに関するルールを決めておきましょう。対面のコミュニケーションでは、ビジネスマナーや企業ごとの慣習など、一定のルールが規定されている場合も多いです。しかしテレワークは急速に広がった働き方のため、まだルールを設定しない企業も多いのではないでしょうか。ルールが設定されていないと、働き方に不安を感じる従業員が出る可能性もあります。そのため、企業側が一定のルールを設定しておきましょう。
例えば「チャットの送信時間は○時から○時まで」「Web会議ではカメラをオンにする」など、自社にあったルールを設定しましょう。さらに勤怠管理のチェックやスケジュールの入力方法、内容の標準化など具体的に設定しておくことが大切です。
業務外におけるコミュニケーションの確保
テレワーク中は業務に関する最低限のコミュニケーションしか取れないイメージもありますが、業務外のコミュニケーションを求めている方もいます。そのため、企業側があらかじめ「業務外のコミュニケーションの時間」を設定しておく方法があります。
例えば「全員が参加する朝礼のうち最初の○分は雑談の時間」「ランチ会の時間」などを導入している企業があります。企業側でこうしたルールを取り入れることで、従業員も気軽にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
また上司は部下が話しやすい環境を作ることも大切です。業務外の雑談で気分転換できたり、業務に関するヒントが生まれたりするかもしれません。特にテレワークは従業員が不安や孤独を感じやすいため、意識して取り入れることが重要とされています。
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テレワークではコミュニケーションを積極的に取ることが大切
テレワークにおいて、コミュニケーション不足は大きな課題です。課題を解決するためには、業務を可視化したり、コミュニケーションを手軽に取れたりするツールの導入が必要です。また企業側も、テレワークに関するルールを設定することで、従業員が気軽にコミュニケーションを取れるような環境作りを行いましょう。