外から内線をかける、内線に出る方法｜企業向けの簡単な方法をご紹介！
仕事で電話する時に便利な「内線」。内線通話は、会社のデスクに設置されている電話を使わないとできないと考えている方がほとんどではないでしょうか。
確かに、従来型の企業向け電話システムであるビジネスフォンが職場に導入されていて、自分のデスクに固定電話機がある場合には、内線はその電話でしかできないというのは当たり前のことです。しかし、現在実用化されているとある方法を使えば、なんと「外から内線をかけたり、外出先で内線に出たりすることができる」のです。
今回は、外で内線を使いたい、という一見無理そうな希望を叶えられることのメリットと、その方法である「クラウドPBX」の仕組みや導入手順について解説していきます。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
外から内線を掛ける、内線に出るなら「クラウドPBX」
「外出先から会社の代表番号で電話をかけたい」「在宅勤務中に、オフィスの内線電話を受けたい」といったニーズは、働き方の多様化に伴い急速に高まっています。しかし、従来のオフィスに設置するビジネスフォン（PBX）では、社外から内線機能を利用するのは困難でした。
この課題を解決する最適な方法が「クラウドPBX」です。クラウドPBXを導入すれば、インターネット環境さえあれば、高額な専用機器を設置することなく、スマートフォンやPCを会社の「内線電話機」として利用できます。設定も比較的シンプルで、迅速にテレワークやハイブリッドワークの電話環境を整備できるため、多くの企業で導入が進んでいます。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、非常に簡単に言えば「従来の企業向け電話システムであるビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたもの」であり、既に会社で使えている電話機能のほぼすべてが、クラウドPBXでも同様に使えます。それは、基本的な仕組みとしてはビジネスフォンの仕組みをそのまま採用しているからです。
ビジネスフォンとはどういうものなのかを改めておさらいすると、同じ会社代表番号宛ての複数の着信に対し複数の固定電話機で同時並行的に対応を行うことが出来たり、別の電話機に電話を取り次いだり、社内の電話機と内線通話をしたり、会社内で普通に行っている電話業務を行うために必須となる仕組みです。
その仕組みは、主装置（PBX）と呼ばれる交換機を社内に物理的に設置し、複数の電話回線（外線・内線）と、複数の固定電話機を主装置に有線接続することで成り立っており、有線接続された電話機と電話回線を必要に応じて主装置が半自動で判断し、回線を繋いだり、別の電話機と切り替えたりといったことを行えるようになっています。
当然ではありますがビジネスフォンの場合では、電話機・回線・主装置という電話運用に必要なすべての設備が会社内にあるため、ビジネスフォンの運用は会社内でしか行えません。
これに対してクラウドPBXは、この主装置を社内には設置せず、クラウド上、つまりインターネット回線上に設置する点が大きく異なっています。また、そのクラウド上の主装置と、電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォンなどを相互接続することで、先述のビジネスフォンと似た仕組みを成立させているのです。
クラウドPBXの最大の特徴でありメリットは、このような仕組みによって主装置を拠点に縛られないようにしていること、必要な設備を社内で完結させることなく、どこへでも持ち運べるようにしたことです。要するにビジネスフォンのように会社という拠点に縛られることなく、「場所に関係なくどこででもビジネスフォン的な電話運用が可能」な、まさに画期的な電話システムなのです。だからこそクラウドPBXでは、「外から内線を掛けたり、内線に出たりすることができる」のです。
クラウドPBXで利用できる端末例
「場所に縛られることなく運用できること」もそうですが、「通話に対応している機種が豊富であること」もまた、クラウドPBXの大きな特徴です。
たとえば、社内で設置されていることも多いであろうデスクトップパソコンや、持ち運び可能なノートパソコンにヘッドセットマイクを接続して使用することもできますし、Wi-Fiのみ対応のタブレット端末や、iPod touchといった電波を発しないデバイスでも使用できます。
また、スマートフォンでも利用可能です。多くのクラウドPBXサービスでは、iOSやAndroidに対応した専用の通話アプリが提供されています。このアプリを従業員の私用スマートフォンや会社支給のスマートフォンにインストールするだけで、その端末がそのまま内線電話機になります。
これにより、従業員はオフィスにいなくても、外出先や自宅から内線番号で発着信したり、会社の代表番号で外部に発信したりできます。端末コストを抑えたい企業にも最適です。
クラウドPBXで「外から内線」を使うメリット
クラウドPBXを導入し、社外から内線機能を使えるようにする体制は、単に「どこでも電話ができて便利」というだけでなく、企業の生産性向上、業務効率化、そしてコスト削減に直結する多くの具体的なメリットをもたらします。ここでは、その具体的なメリットを紹介します。
スマホが「社内電話」になる
従業員が持っているスマートフォンを、そのまま「持ち運べる社内電話機」にできます。従業員は、専用アプリを通じて、オフィスのデスクにいるのと全く同じ感覚で電話業務を遂行できます。例えば、顧客から会社の代表番号にかかってきた電話を、オフィスにいるスタッフが、外出中の営業担当者のスマートフォン（内線）に直接転送できます。
また、営業担当者が顧客に電話をかける際も、スマートフォンの標準の電話機能からではなく、専用アプリから発信します。これにより、相手には個人の携帯番号ではなく、会社の代表番号や部署の番号が通知されます。そのため、顧客に安心感を与えられるでしょう。
電話の取次や転送がラクに
電話の「取次」は、従来のオフィス電話における大きな課題の一つでした。担当者が不在の場合、電話を受けた人が用件を聞き、担当者に戻り次第「折り返しさせます」と伝言を預かるのが一般的でした。これでは、顧客を待たせる時間が長くなり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。
クラウドPBX環境では、この取次業務を大幅に効率化できます。電話を受けた際、担当者が在宅勤務中や出張中であっても、その人のスマートフォン（内線）やPCのソフトフォンへ、社内にいるのと同じように直接転送（取次）が可能です。
顧客を待たせる時間を最小限に抑え、スムーズなコミュニケーションを実現します。保留や転送の操作も、スマートフォンのアプリやPCの画面上で直感的に行えるため、電話応対の業務効率が向上するでしょう。
複数拠点や外出中でも同じ番号が使える
企業が複数の拠点（本社、支社、営業所など）を持つ場合、拠点ごとに異なる電話番号を管理・運用するのは煩雑です。クラウドPBXは、拠点が物理的にどれだけ離れていても、全てをインターネット経由で同じ電話システム（PBX）で一元管理できます。
例えば、「東京本社」と「大阪支社」の従業員が、どちらも同じ「03」から始まる代表番号で発信・着信するように設定可能です。これにより、名刺やWebサイトに記載する電話番号を統一でき、顧客に分かりやすく、企業の信頼性も高まります。
もちろん、従業員がどこにいても（出張先、サテライトオフィス、自宅など）、同じ代表番号を使った発着信が可能です。
社員間の通話が無料
コスト削減、特に通信費の削減に大きく貢献する点も見逃せません。通常の業務では、オフィスの固定電話から社員の携帯電話へ、あるいは社員同士がそれぞれの携帯電話で連絡を取り合う場合、その都度「外線通話料」が発生していました。
クラウドPBXを導入すると、専用アプリがインストールされたスマートフォン同士、あるいはPCのソフトフォンとスマートフォン間の通話は、全て「内線通話」として扱われます。
多くのクラウドPBXサービスにおいて、内線通話はサービス利用料の範囲内、つまり実質無料で提供されています。国内の拠点間はもちろん、サービスによっては海外拠点や海外出張中の社員との通話も内線扱いにできるため、これまで高額になりがちだった長距離通話や国際通話のコストを大幅に削減できる可能性があります。
外から内線を使ってみよう！クラウドPBXの導入手順
クラウドPBXは、このように色々なメリットがあり、外から内線を使うためには必須ともいっていいくらいに便利な電話システムです。ここまでで紹介したメリットを知り、クラウドPBXを導入したくなった方も多いのではないでしょうか。
クラウドPBXは、ビジネスフォンと違って社内への物理的設備の設置工事や購入が不要な分、導入は意外と難しくなく、手順としては非常にシンプル。必要なのは、ベンダーとの連絡手段と、お手持ちのスマートフォンやタブレット、パソコン等のデバイスだけです。
ここでは、クラウドPBXの導入手順を解説していきます。
クラウドPBXサービスの契約
クラウドPBXを利用するためにまず必要なのは、クラウドPBXをサービスとして提供する事業者（ベンダー）と契約を交わすことです。契約といっても何も難しいことはなく、クラウドPBXを提供しているベンダーに問い合わせ条件を確認し、書類を用意して契約手続きを行い、回線を開通してもらうだけです。手元に用意するのは通話に使うデバイスとベンダーとの連絡手段だけでいいので、携帯会社と契約するのとあまり変わらない手軽さで行えます。
回線開通するためにサーバー内で簡単な設定などをしなければなりませんが、主装置などメインの設備に関してはそもそもクラウド上にあってユーザーは手出しできず、遠隔で借り受けることしかできないので、難しい技術面での設定や準備は、「初期費用」と呼ばれる手間賃と引き換えに、ベンダー側がすべてやってくれます。
クラウドPBXの導入には「初期費用」と呼ばれるお金がかかりますが、現在では価格競争がある程度進んだことで初期費用は今ではどこのベンダーでもほぼ一定の値段に落ち着いています。初期費用の相場は範囲としては1万円～5万円ほどで、平均としては数万円のコストとなります。導入だけで数百万円のコストがかかるビジネスフォンに比べるとはるかに低コストです。
使用する端末にアプリをインストール
クラウドPBXを利用するには、スマートフォンやパソコンといったデバイスの場合、電話回線での通話でなくインターネット回線を使った通話（VoIP）が使えるようにするために、「ソフトフォンアプリ」と俗に呼ばれるアプリケーションソフトウェアをデバイスにインストールしたうえで、所定の通信設定を行わないといけません。
ベンダーから開通の連絡がきたら、大抵の場合導入に際する手順書も一緒に送られてくるはずですので、その手順書に従って、使用する予定のデバイスにソフトフォンアプリをインストールしましょう。とはいえ特別なことはなく、スマホでもパソコンでも、アプリのインストール手順はゲームやオフィスなど一般のアプリと同じです。インストーラーの手順に従ってインストールしていけば完了します。
こうしたソフトフォンアプリはインストールしただけでは使えないので、アプリを起動して簡単な通信設定を行います。この設定に関しても手順書が送られてくるはずですので、所定の文字列をそのまま入力していけば完了するといったレベルのものです。
実際に使ってみる
ベンダーと契約し回線が開通し、デバイス側の準備もできたら、いよいよ実際に使ってみましょう。
実は、遠隔にある主装置を通してインターネット回線接続でデバイスを管理するクラウドPBXの場合では、実は動作の安定性や通話品質については実際の顧客環境で使用してみないことにはわからず、トラブルが起きないとはいえないので、まずは実際に使用してみて使い勝手がどうかを確認することは非常に大切です。
また、契約前にデモ機を使って動作テストやお試し期間を設けて対応してくれるベンダーもあるので、できれば契約前に動作テストは済ませておきたいところです。
外から内線を利用するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しているクラウドPBXです。多くの企業や個人事業主の方、クリニックなどで導入されています。外から内線を利用できるナイセンクラウドは、在宅勤務者が多い場合や拠点数が多い場合、また海外に拠点があるケースなどで利用されています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
企業規模に応じて3つのプランから選ぶことができます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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外からでも内線を使用してコスト削減・業務効率化を図ろう
外からでも内線を利用することによるメリットからはじまり、外から内線を利用する具体的な方法として「クラウドPBX」を紹介しつつ、クラウドPBXの導入手順も簡単に解説しました。
内線以外にもメリットが大きい「クラウドPBX」は導入コストが非常に安価で済むうえに非常に利便性が高く、運用も柔軟に行えます。特に場所に縛られないという計り知れないメリットを応用した内線構築の柔軟さと、それにより生み出される思いもよらなかった範囲でのコスト削減に注目した方も多かったのではないでしょうか。
もしこの記事でクラウドPBXに興味を持っていただけましたら、ぜひとも導入を検討してみてください。