03の固定電話番号から転送する方法は？
「03」などの市外局番から始まる電話番号は、信頼性が高いことからビジネスで使われることが多いです。しかし、市外局番電話番号は一般的に固定電話に紐づけられているため、外出中には電話対応ができず、ビジネスチャンスを逃してしまうことにもつながりかねません。
そんなときに便利なのが転送機能です。本記事では、03の固定電話番号を転送するサービスや転送の種類、転送にはクラウドPBXがおすすめの理由などをご紹介します。
転送機能とは
転送機能とは、かかってきた電話を別の回線に転送できる機能です。あらかじめ登録しておいた着信先へ転送する「無条件転送」や、通話を保留した後に転送する「保留転送」など、複数の種類があります。転送機能が使える電話の種類には以下が挙げられます。
固定電話
「03」や「06」などの市外局番で始まる電話番号が、固定電話番号です。市外局番の電話番号を取得するためには、原則として市外局番の地域に回線を引かなくてはいけません。固定電話で持ち運ぶことができませんので、固定電話と呼ばれています。
一昔前までは固定電話が主流だったため、一般家庭でも固定電話があるのが普通でした。しかし、近年では携帯電話やスマートフォンを主流のため、固定電話を持たない家庭も増えています。しかし、ビジネスでは固定電話番号の信頼性は未だ高く、固定電話番号が利用され続けています。
主な固定電話サービスには以下が挙げられます。
・NTT東日本/西日本
・KDDI
・Softbank
オプション機能で、固定電話に転送するサービスがあります。
携帯電話
携帯電話は、その名の通り持ち運びができる電話を指します。電話番号が090、080、070のいずれかが割り振られます。主な携帯電話会社には以下があります。
・NTTドコモ
・KDDI（au）
・Softbank
・楽天モバイル
携帯電話各社でも、転送電話サービスが提供されています。
固定電話・携帯電話の転送サービス
ここでは、固定電話と携帯電話の一般的なサービスについてご紹介します。
固定電話
・ボイスワープ
ボイスワープは、NTTが提供しているサービスです。かかってきた電話を、あらかじめ設定しておいた電話番号に転送することができます。利用するには、NTTに申し込む必要があるので、NTT東西のうち、対応しているエリアで申し込みましょう。
・KDDI 着信転送
auひかり電話やホームプラス電話に着信があった際に、あらかじめ設定した転送先に接続するサービスです。
・Softbank おとくライン 多機能転送サービス
多機能転送サービスは、着信があった場合、指定された別の電話番号に転送するサービスのことです。契約電話回線から、もしくは、リモートコントロールで、転送の開始、停止、変更ができます。
携帯電話
・リモートコールバック
リモートコールバックは、外出先から携帯電話などで会社の電話番号に電話をかけると、自動でコールバックしてくれる機能です。コールに応答後に、発信したい電話番号を入力すれば、会社の電話回線を使って通話ができます。リモートコールバックで利用することで、外出先から携帯電話を使う場合に、通話料金が発生するなどの課題を解決できます。
また、相手には会社の固定電話番号が表示されます。また、会社の固定電話からの発信となるため、携帯電話の通話料がかかることもありません。
・携帯電話会社のオプション
無条件転送や無応答転送などに対応しています。NTTドコモ、KDDI、Softbankなどの大手の携帯電話会社も転送サービスも提供しています。
転送の種類
ここでは主な転送の種類である「外線転送」と「内線転送」についてご紹介します。
外線転送
外線転送は、固定電話にかかってきた電話を他の電話番号に転送できる機能です。たとえば、オフィスに設置した固定電話にかかってきた外線着信を、外出中の社員に転送できます。オフィスにいる社員が電話を取り次ぎする手間を省けるので、業務効率化につながります。また、顧客や取引先を待たせることがないため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
内線転送
内線転送とは、外線着信に一度対応をし、その電話を社内にいる別の電話機に内線で転送する機能です。内線転送は、ビジネスフォンの基本機能として最初から搭載されています。
1.ビジネスフォンで電話を取る
2.話の内容を聞き取り、内線転送ボタンを押す
3.担当者に内線をつなぎ、用件を伝える
4.ビジネスフォンの受話器を置く
5.担当者が電話対応する
この方法は、担当者が社内にいないと使えません。そのため、担当者が外出中の場合は、折り返す旨を伝え、一度電話を切ります。そして、改めて担当者のスマホなどに外線で電話をかける必要があります。
固定電話を転送するメリット・デメリット
ここでは、固定電話を転送するメリット・デメリットについてご紹介します。
メリット
転送機能を使えば、ビジネスチャンスを逃すことが少なくなるでしょう。オフィスにいなくても電話に出ることができるので、利便性向上につながります。また、会社の名刺にプライベートの携帯電話番号を記載したくないケースもあるでしょう。転送機能なら、相手が会社の電話番号にかけても自動で転送されるため、携帯電話番号を記載しなくてすみます。
社員が少ない企業の場合、業種によってはオフィスにいない時間が長いケースもあります。そうなると、電話がつながりにくくなり、顧客の不満が溜まってしまうことも考えられます。転送機能なら、営業時間内ならいつでも電話がつながるため、顧客満足度の向上が期待できます。
デメリット
転送機能のデメリットとして挙げられるのが、転送料金がかかる点です。一件の転送料金は安価ですが、数が多くなると、月々のコストが増大してしまいます。
また、転送先は基本的に1度に1つですので、1人に電話対応の負担が集中するのもデメリットでしょう。こうしたデメリットを避けるには、時間帯や日にちごとに転送先を交代する方法がありますが、手間が発生してしまいます。
そして、スマホから折り返す場合、会社の固定電話番号から発信することができません。そのため、相手側はだれから電話がかかってきたのかが分からず、混乱してしまう原因にもなるでしょう。
さらに、社員が外出することが多かったり、1日の電話件数が多かったりすると、社内に残って対応する社員の負担が増えてしまいます。
転送料金を削減したいならクラウドPBXがおすすめ
転送機能は便利ですが、利用には転送料金がかかるため、ランニングコストがかかってしまいます。そのため、転送料金が削減したいなら、ビジネスフォンそのものをクラウドPBXに変える方法もあります。ここでは、クラウドPBXがおすすめの理由をご紹介します。
クラウドPBXとは、PBXをクラウド上に設置できるサービスです。クラウドPBXは通常のPBXのように、設置するための工事がいりません。従来のPBXの場合は、オフィス内に機器を設置する必要があるため、電話回線工事も必要でした。このため、導入までにコストも時間もかかっていたのです。クラウドPBXなら、機器の設置が不要なため、工事なども不要です。サービスごとに違いはありますが、申し込み確定後、数営業日程度で利用を開始できます。
・固定電話番号に対応
サービスごとに違いはありますが、クラウドPBXでも03などの固定電話番号が取得できるものも多いです。固定電話番号を取得したい、もしくは引き継ぎたい場合は、あらかじめベンダーに確認しておくことをおすすめします。
・インターネット回線があれば利用できる
クラウドPBXはインターネット回線があれば、どこにいても利用できます。スマホでも利用できるため、外出中や出張中の社員でも電話対応ができたり、簡単に電話を取り次いだりできるのが特徴です。
また、テレワークもなどの働き方にも対応できるようになります。たとえば、コールセンターなど電話業務が必須の職種では、テレワークへ移行するには難しいとされていました。クラウドPBXなら、インターネット環境さえ整っていればどこでも電話業務ができるので、テレワークの導入が可能になるでしょう。自宅にいても、顧客の電話に対応するこができるようになります。
・コスト削減につながる
クラウドPBXを導入すれば、コストの大幅な削減ができます。クラウドPBXは物理的な機器の導入が不要なので、導入コストを抑えられます。また、これまで外線でスマホに取り次いでいた電話を無料の内線に変えられるので、通話コストも削減でき、転送料金が不要になります。
・業務効率化につながる
またスマホを活用すれば、業務効率化にもつながります。たとえば、Wi-Fiなどを使いスマホを利用できるようになれば、テレワーク中の社員も無料通話が可能です。さらに、クラウドPBXなら個人のスマホを利用しても、社員が料金を払わなくてもよいため、受け入れられやすいでしょう。さらに、スマホであれば、Wi-Fiがない場所でも4G/5G回線がつながっていれば電話として使用できます。そのため、ビジネスチャンスを逃すことが少なくなるでしょう。
安心して使えるクラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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03の固定電話番号の転送方法を知ろう
03の固定電話番号は、一昔前までは固定電話しか取得できませんでした。特に年配の方には固定電話番号の方が、なじみがあるため、今でもビジネスシーンでは主流です。そのため、固定電話をオフィスにおいて、外出中は転送機能を近い、携帯電話に転送してもらう方法が使われていました。近年では、クラウドPBXでも、03などの固定電話番号を取得できるようになりました。クラウドPBXを用いれば、同じサービスを使っている者同士は内線扱いになるため、転送料金がいりません。転送料金を削減したいと考えている方は、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。