ウィズコロナにおける会社のあり方。電話を変えて働き方も変えよう
2020年7月現在、コロナウイルスの感染拡大によって我々の生活にさまざまな変化が生まれています。ビジネスの面では、外出自粛や通勤通学時の満員電車の緩和を目的として、今まで以上にテレワークが推奨されるようになりました。
今回はこれからのウィズコロナ時代における会社のあり方や、新しい電話業務の形などについてご紹介します。
「ウィズコロナ」は生活をどのように変えるのか
コロナウイルスが流行する以前は、平日は出勤してオフィスで仕事をしたり、取引先を訪問したり、休日は家族や友人と出掛けたりするなど、何をするにも基本的には外出を伴うのが当たり前でした。
しかし、2020年2月頃から日本国内でもコロナウイルスが流行するようになると、次第に外出を避ける人が増え、緊急事態宣言が出されると不要不急の外出は避けるべきものへと変化。日常的な買い物はもちろん、会社や学校、さまざまな施設なども一時的に利用が制限されるようになり、ウイルスを広げない・持ちこませないという生活スタイルへと一変しました。
「ソーシャルディスタンス」「3密」などの言葉に代表されるように、物理的な接触はなるべく避けて、遠隔で行えることは遠隔で処理するシーンも増えました。例えば、これまで店舗に足を運んで買い物をしていた多くの人が、3密を避けようとネット通販を利用するようになり、娯楽においてもデジタルコンテンツの消費が大きく加速しました。デジタル消費は年々増加傾向にありましたが、コロナ禍によって加速度的に人々の生活に浸透しています。そのため、顧客の来訪が途絶えた企業や施設は何とかしてデジタル化の波に乗り、収益を改善しようとしています。また、消費だけでなく、学生や会社員もオンラインを活用して授業や仕事を行うようになるなど、社会全体に大きな変化が起きているのです。
ウィズコロナにおける企業活動の変化
ウィズコロナの世界において、企業活動はどのように変化したのでしょうか。具体的に迫ってみましょう。
在宅勤務・テレワークの導入
元々、働き方改革によってテレワークなど多様な働き方の導入は推し進められていましたが、実際には普及していないという課題を抱えていました。しかし、コロナウイルスの感染拡大によってテレワークを導入しなければならない環境が生まれ、テレワーク化が急速に進みました。テレワーク化を行った企業のなかには、オフィスを縮小して賃料を軽減したり、社員の交通費を減らしたりして経費削減に成功している会社も出てきました。
実際に、今回のコロナ禍で急遽テレワークを導入して、オンラインでほとんどのデスクワーク業務がこなせることに気付いた企業も多いのではないでしょうか。毎日、往復の時間を費やしてオフィスに出社する必要はなく、自宅や自宅に近いサテライトオフィスであっても問題なく仕事をすることが可能になったのです。通勤時間がなくなれば、社員はその分の時間を他の作業に充てることができます。例えば、テレワークは育児や病人の看護、高齢者の介護などを自宅で行いながら仕事をこなすことができます。今後、日本は少子高齢化が進み、労働人口が減ることで、働き盛りの人が育児と介護の両方を担わなければならないケースが増えることでしょう。介護のために離職する人も多い昨今において、貴重な働き手を確保するためには、これまでのように画一的な働き方ではなく柔軟性に富んだ働き方が求められます。
このように、テレワークには企業にとっても経費を削減できるメリットがあり、働き手にとっては自分の生活も大事にできるメリットがあります。今回のコロナ禍に留まらず、在宅勤務・テレワークはこれからの働き方の中核を担っていくでしょう。
オンライン商談の導入
従来は客先に訪問して、商談をするビジネススタイルが一般的でした。対面式の商談は、互いに顔を合わせて直接話ができるため、意思疎通が図りやすくクロージングの際にも効果的だというメリットがありました。一方で、移動のために時間や交通費が掛かってしまったり、場合によっては宿泊費が掛かったりする側面もありました。
現在のコロナ禍においては、相手先企業へ容易に訪問できなくなり、対面式の商談に代わるオンライン商談が注目を浴びています。オンライン商談とは、Web会議システムを使ってオンライン上で商談をする手法です。実際の客先に赴くことなく、自宅や社内の会議室に居ながら先方と打合せができ、画面越しではあるものの相手の顔を見ながら商談・プレゼンができます。
オンライン商談のメリットはいくつか考えられますが、まず大きなメリットとして挙げられるのは場所の制約がないことでしょう。ネットワークを介して商談を行うため、現在のようなコロナ禍においても3密を避けて商談をすることができます。場所による制約がなくなることで、日程調整が簡便になる、出張経費が削減できるといったメリットも得られます。商談を実施するハードルが下がることで、1日に行う商談回数が増え、見込み客も増加しやすいでしょう。
また、コロナだけでなく、地震などの自然災害で公共交通機関が麻痺してしまったり、遠方に赴けなかったりする状況においても、オンライン商談を活用すれば事業の継続性が担保できます。
さらに、業務効率化と商談の質の向上を図ることもできます。オンライン商談では移動に時間を取られないため、空いた時間を使って緻密な資料作成や各種リサーチ業務の徹底などを行えます。また、営業担当者だけでなく技術者に同席してもらえば、顧客からの技術的な質問を預かることなくその場で回答できます。サポートメンバーが参加しやすい点はオンライン商談の大きな強みで、新人であっても上司のアドバイスがその場で受けられるため、安心して商談の場数が踏めるようになり、早期の即戦力化にもつながります。このように、オンライン商談の活用は企業にとって業務効率化の大きな鍵になります。
クラウド化
クラウド化とは物理的な機器設置や管理を必要とせずに、ネットワーク環境を通してシステムを利用できるようにする仕組みです。ちなみに、サーバーやソフトウェアを自社で導入・運用していた従来の方法は、クラウド型に対してオンプレミス型と呼ばれています。クラウド化を行うと、例えば紙の帳簿で管理していた売上や、PCのローカル環境で管理していた顧客情報をネットワーク上に置くことで、誰でも簡単にアクセスできて、利便性が向上します。
インターネットが通じていれば、自宅や出先からでも目的の情報にアクセスできるため、在宅勤務者や外回りの多い営業担当者の業務効率を向上させることが可能です。ただし、データを外部に置くため、機密保持上のリスクを抱えている側面もあります。しかしながら、近年はセキュリティ技術が発達していることもあり、安全に活用できる環境が整っていることから、クラウドシステムは幅広い業界で浸透しつつあります。今後もこの流れは加速していくでしょう。
最初に電話をクラウド化するメリット
コロナ禍で在宅勤務が増えつつあるなか、課題を抱えやすい業務の1つとして電話業務が挙げられます。在宅勤務での電話対応だと、内線が取次げなかったり、折り返しの際にも個人の携帯電話番号からの発信になるため、相手が電話に出てくれなかったりするケースが起きがちです。また、転送を利用するにしても費用がかさんでしまうなど、コスト的にもデメリットを抱えやすいです。
しかし、近年は電話業務においてもクラウド化が進んでおり、社外であってもビジネスフォンのような機能を利用することができます。ウィズコロナにおいては何よりもまず電話をクラウド化すべきです。
ここでは、電話をクラウド化するメリットについて、詳しく見ていきましょう。
在宅勤務・テレワークを実現できる
電話をクラウド化することにより、外出先や自宅でも会社の固定電話番号で発着信ができます。そのため、電話の取逃しによる機会損失を発生させません。また、折返し対応を行う際も、個人の番号を通知することなく代表番号で対応できます。電話のクラウド化を最初に対応することで、在宅勤務・テレワークの導入ハードルがぐんと下がります。
コストを削減し新たな領域への投資ができる
コスト面でも大きなメリットがあります。一般的に、オフィスでビジネスフォンを活用する際にはPBXと呼ばれる内外線などを制御する装置が必要ですが、クラウドを活用した電話システム「クラウドPBX」では機器の設置が不要です。そのため、設置費用や工事費用、定期的なメンテナンス費などを削減できます。もちろん、在宅や遠隔地の拠点間であっても内線通話ができるため、通話料もかさみません。従来の電話の運用に掛かっていた費用を削減できるため、浮いた資金を他の分野に投資できるようになるでしょう。
電話をクラウドするなら「ナイセンクラウド」
それでは、実際に電話をクラウド化するにはどうしたらいいのでしょうか。クラウド化するツールにはさまざまなものがありますが、ここでは、弊社が提供するPBXサービス「ナイセンクラウド」を紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドには、より快適に電話業務を行うための機能が多数搭載されています。
ナイセンクラウドは、どこからでも03・06などの全国局番や050・0120・0800の番号を使って発着信ができます。外出先や営業所、海外でも固定電話番号を使った発着信・内線の取次ぎも可能です。あらかじめ設定しておくことで、着信時は電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出すこともできますし、特定の端末のみ呼び出す設定もできます。これらの設定はブラウザ上で簡単に行えるので、自社の業務に合った電話環境をスピーディーに構築することが可能です。
また、内線間の通話は無料で、国内外問わず通話料は掛かりません。さらに、スマートフォンが内線化できるので端末購入費やリース代が掛からないうえに、PBX設置の工事費用も不要なので大幅なコストカットが期待できます。外線も3分8円～で、海外の拠点でも国内の拠点の電話番号を使って発着信できるため、国際電話で掛かっていた費用を格段に安く抑えることが可能です。実際に年間300万円掛かっていた国際電話料金を、ナイセンクラウドの導入によって100万円以下に抑えられた実績があります。
ナイセンクラウドは、さらに業務の効率性を高めるためのオプション機能があります。ここでは3つ挙げてご紹介しましょう。
1つは、自動通話録音機能です。電話の通話内容を録音できて、音声データは2ヶ月間保持されます。録音したデータはMP3形式に変換して、メールに添付することもできますので、情報共有の効率がアップします。
2つ目は、ウィスパリング機能です。ウィスパリング機能は、通話を他の社員がモニタリングしたり、アドバイスを送ったりできる機能です。通話相手には、モニタリングしている社員の声は聞こえないため、新人でも安心して電話対応を行うことができます。コールセンターなどでの利用にぴったりです。
3つ目は、電話会議機能です。電話会議機能は、複数同時通話ができる機能です。内線・外線関係なく、契約した回線数の範囲内で通話が可能です。
内線クラウドにはその他にも豊富な機能やオプションが揃っています。気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。また動画でも分かりやすく機能について紹介しています。ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドの導入事例
実際にナイセンクラウドを導入した企業の例を見てみましょう。
国際電話のコスト削減
海外に支店や工場などの拠点が多い企業においては、これまで国際電話料金が毎月何十万円と掛かっていました。ナイセンクラウドに移行することにより、海外の拠点間の通話は内線通話を利用することが可能になり、国際電話料金が掛からなくなりました。
倉庫や工場での電話対応
倉庫や工場、出先の現場での作業が多い場合、会社にかかってきた電話にすぐ出られなかったり、担当者に取次ぎができなくて折り返し対応になってしまったりすることがあります。ナイセンクラウド導入後は、3桁の内線番号を押して外線を転送することができるので、相手がどこにいても即座に取次ぐことができるようになりました。転送先はスマートフォンのみならず、パソコンに転送することも可能です。
電話のクラウド化でウィズコロナを乗り越えよう
今回はウィズコロナにおける会社や電話業務のあり方についてご紹介しました。新型コロナウイルス感染症は、第二波、第三波が来ることが予想されています。また、働き方改革も推進されているなか、テレワークは今後ますます増加するでしょう。
社員がどこにいても電話業務に対応できて、効率的に業務を進めるためには電話のクラウド化が有効です。まだ先行きが不安定なウィズコロナでの生活。そのなかでも支障なく会社業務を円滑に進めるために、ぜひ電話のクラウド化を検討してみましょう。