固定電話を持つメリット・デメリットを解説
固定電話は、ビジネスにおいて必要とされています。しかし、新規に起業しようと考えている方や、事業を起こしたばかりの方、もしくは固定電話のコストを下げたいと考えている方は、固定電話を持つかどうか悩んでいるのではないでしょうか。本記事では、固定電話を持つメリット・デメリットについて解説します。
固定電話のメリット
固定電話には、固定電話にしかない固有のメリットも存在します。ここでは、固定電話のメリットを3つご紹介します。
停電時も使用可能
固定電話は停電時でも使用ができます。そのため、災害時など万が一の事態に備えて固定電話を使い続けている企業も多くいます。ただし、停電時でも使用が可能なのは、電話機が外部電源を必要としないもののみです。外部電源が必要な電話機の場合、停電時には電源が入らないので通話はできません。停電時にも使用したい場合は、外部電源についてもチェックしておきましょう。
信用度が高い
固定電話を導入するということは、固定電話番号を契約するということです。電話番号をみれば、携帯電話番号か固定電話番号かはすぐにわかるので、「ちゃんとしている会社だな」というイメージを顧客に与えることができます。携帯電話番号の場合、「本当に会社を経営しているのだろうか」と不安にさせたり、「知らない携帯電話番号には出ない」と考えたりする人もいます。また、銀行の融資やローンを組む際の審査でも、固定電話番号があれば有利とされています。
防犯性が高い
固定電話は、インターネット回線を利用しないため、防犯性が高いのが特徴です。インターネット回線は、セキュリティを導入していても、一定のリスクがあります。万が一、ウイルスに侵入された場合、情報漏洩などの重大なトラブルを引き起こしてしまう可能性があります。一方で固定電話は、電話回線を使い、電話機能だけを使うため、トラブルに巻き込まれる可能性は低いでしょう。
固定電話のデメリット
メリットの多い固定電話ですが、デメリットも存在します。ここでは、3つのデメリットをご紹介します。
手続きが煩雑
固定電話は、手続きがやや煩雑です。申し込みをしたうえで、開通工事や電話機設置の日程を決めなくてはいけません。クラウドPBXなどの場合、インターネットから申し込むだけのため、早ければ申し込みから数営業日で開通します。しかし、固定電話だとそうはいきません。
料金が高い
固定電話は携帯電話と比較すると料金が安いです、IP電話やクラウドPBXなどの他の電話サービスと比較すると料金が高くなってしまいます。そのため、長期間使い続けていると、コスト面で大きな差が出てくるでしょう。メリットと示し合わせ、高い料金を支払い続けるだけのリターンがあるかどうか検討する必要があります。
移転すると電話番号が変わってしまう
固定電話の場合、市外に住所が変わると電話番号が変わります。そのため、市外にオフィスを移転する場合は、電話番合を変更しなくてはいけません。電話番号が変わると、ホームページに記載したり、取引先や顧客に知らせたりなど、手間がかかります。また名刺や自社の封筒など、自社の電話番号が記載されているものは刷り直しになるため、新たにコストも必要となるでしょう。
固定電話の切り替え先にはクラウドPBXがおすすめ
クラウドPBXとは、従来の電話交換機（PBX）をインターネット上に設置するサービスのことを指します。一般的に、オフィスなどで固定電話を使用する場合、PBXという内外線を制御する装置を設置する必要がありました。拠点が複数あれば拠点ごとにPBXを設置します。また、回線の増減や定期的なメンテナンス、買い替えの際も事業者に依頼しなくてはいけません。そのため、通常PBXを導入するには高いコストが必要でした。
クラウドPBXはPBXをインターネット上に設置するため、物理的な装置を設置しなくても利用開始できます。インターネット回線とパソコンやスマホなどのデバイスがあれば利用できるので、運用面やコストにおいて大きなメリットがあるでしょう。内線や外線電話などの基本的な電話機能だけでなく、ビジネスに必要な転送・通話録音機能なども利用できます。また回線の増減や設定などもインターネットから申し込める、社員の増減にも対応しやすいでしょう。また、メンテナンスや更新なども事業者側が行うため、自社でのメンテナンスも不要です。
企業が固定電話をクラウドPBXに移行するメリット
クラウドPBXに移行することで、以下のようなメリットが考えられます。
場所を問わず電話を受けられる
クラウドPBXは、インターネット回線があればどこでも利用が可能です。使用場所が限定されないので、場所を問わずに電話対応が可能になり、場所にしばられない働き方も選べます。さらに、スマホでも利用できるため、外出中や出張中など、オフィス外にいても電話対応が可能です。
また、クラウドPBX同士は内線扱いになります。そのため、オフィス内と外の通話でも、無料内線が利用できます。通話が無料になれば、社員間のコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。たとえば、営業マンが多い企業の場合、外出している社員が多いと、社員間のコミュニケーションにかかる通話料が高くなってしまいます。クラウドPBXなら、インターネット回線を利用するため、社員間の通話料をゼロにできるので、気軽にコミュニケーションを取ることができるでしょう。
コストを削減できる
クラウドPBX導入後は、さまざまなコスト削減が期待できます。まずは、導入コストです。クラウドPBXは新しく電話機などの設置が不要なので、高い導入コストを支払わなくても済みます。また配線工事なども不要になるため、工事コストも不要です。
2つ目は通話コストです。従来の固定電話の場合、会社にかかってきた電話を外出中の社員などに取り次ぐためには、転送機能かいったん電話を切った後に外線でスマホなどにかけ直す必要がありました。クラウドPBXなら内線同士の通話は無料なので、通話コストの削減につながります。
さらにスマホを有効活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できるでしょう。たとえば、テレワーク中の社員でも無料通話が可能なため、自宅でも電話業務ができます。さらに専用のアプリをインストールして利用するクラウドPBXになら、個人のスマホでも、社員が料金を支払う必要はありません。
電話対応のための出社する必要がなくなる
クラウドPBXは、どこでも仕事ができるため、電話対応のために出社する必要がなくなります。たとえば、テレワーク業務に移行しやすいでしょう。これまで、コールセンターなど電話業務が必須な職種では、テレワークの導入は難しいとされていました。クラウドPBXなら、インターネット回線があればどこからでも業務が可能になり、自宅でも電話対応ができるようになります。このことから、テレワークなど多様な働き方に対応できるようになるでしょう。
事業拡大・縮小に柔軟に対応が可能
クラウドPBXは、事業の拡大や縮小に柔軟に対応することができます。従来の固定電話の場合、電話機を減らしたり、解約のための手続きをしたりなど、さまざまな手続きが必要でした。しかし、クラウドPBXなら、インターネット上から、簡単に変更手続きなどを行えます。
オフィスのレイアウトが自由になる
クラウドPBXは物理的な機器が不要なので、コードレスのオフィス空間を実現できます。固定電話を設置する場合、オフィス内で配線工事が必要でした。また、設置台数を増減する場合、配線の関係上、デスクの配置なども考えなくてはいけませんでした。クラウドPBXに変えることで、配線がなくなり、オフィスのレイアウトの自由度も増すでしょう。
クラウドPBXへの切り替え方法
固定電話をクラウドPBXに切り替えるには、クラウドPBXを提供している事業者に申し込みを行います。ラウドPBXを提供する事業者は、主に「大手通信キャリア」と「クラウドPBXベンダー」の2種類です。それぞれの事業者の特徴やメリット・デメリットは以下の通りです。
大手通信キャリア
大手通信キャリアとは、NTT東西やソフトバンクなどを指します。
・メリット
大手ならではの安心感や信頼感、サポート品質の高さがメリットです。またインターネット回線や電話回線とセットで契約できるケースも多いです。セットで契約することで、手続きを一つにまとめられます。
・デメリット
大企業向けのサービスが多いため、ベンダーと比較してコストが高めになります。またセット契約が基本のため、電話回線やインターネット回線の選択の自由度は低くなります。
クラウドPBXベンダー
クラウドPBXベンダー種類が多いため、自社に合ったサービスを見つけやすいでしょう。特定の業界や業種に強みを持っており、特色ある機能を選べることが多いです。
・メリット
クラウドPBXベンダーは、小～中規模企業向けも多く、気軽に導入できるのが特徴です。既存の設備やプロバイダだけに関係なく導入できるケースもあります。
・デメリット
ベンダーによってサービス内容が異なります。そのため、大手に比べて品質が満足できない可能性があるでしょう。
安心して使えるクラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
＞＞スマコテの詳細をチェックする＜＜
固定電話のメリット・デメリットを知ろう
これまで、ビジネスには固定電話は欠かせないものとされてきました。固定電話は、信用度が高かったり、災害時にも使用できたりなどの大きなメリットがあります。しかし、クラウドPBXなどを比較すると、コスト面で不利な部分も存在します。そのため、メリット・デメリットを照らし合わせて、自社に向いているかどうか判断する必要があるでしょう。乗り換えるなら、利便性の高いクラウドPBXがおすすめです。コスト削減や業務効率化など、さまざまなメリットがありますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。