固定電話機のレンタルは可能？メリット・デメリットとは
固定電話を導入する際に、電話機を購入・レンタル・リースのどれにしようか、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。購入・レンタル・リースにはそれぞれメリット・デメリットがあります。そのため、メリット・デメリットをきちんと理解して、自社に合った方法を選ぶ必要があります。本記事では、固定電話機のレンタルのメリット・デメリットなどを主にご紹介します。
固定電話機のレンタルとは
企業がビジネスフォンを導入する際に、レンタルという方法もあります。レンタルは、レンタル会社から固定電話機を借りる方法です。リースクレジットを組まずに、月々のレンタル料だけで、ビジネスフォンを利用できます。また新規購入のケースのように、電話機を購入しなくても良いため、導入費用を抑えられます。また数日～から借りられるため、短期間利用する場合にも向いています。
レンタルの固定電話機は主に以下のケースで活用されています。
・選挙事務所
選挙期間中の臨時利用に適しています。
・工事現場の事務所
工事現場の事務所は、工事期間中のみ設定されるため、レンタルの方が適していることが多いです。仮設事務所で関連企業や機関などの連絡用として活用されています。
・イベント会場
イベント会場での案内連絡や集客情報の報告、緊急対応時の連絡用として利用されています。
・モデルルーム
マンションなどの販売時に、モデルルームなどの連絡用として活用されています。
・テレアポやテレフォンリサーチ
一定期間内に複数電話を用いてテレアポやテレフォンリサーチを行うなど、短期間に固定電話機を増やしたい場合におすすめです。
・購入を検討中の人
ビジネスフォンの購入を検討しているが、使い勝手などを確かめた後で本格導入を決めたい時などにもおすすめです。
レンタルで提供される機器は、中古品が一般的です。ただし中古品でも、何年も前に販売されたものもあれば、直近で販売されたものもあります。機器の古さによってレンタル料金が変わります。ビジネスフォンの基本的な機能は中古品でも使えることが多いため、古いものでも問題がないことが多いでしょう。
固定電話機のメリット
固定電話機をレンタルするメリットにはどのようなものが挙げられるのでしょうか。ここではメリットについてご紹介します。
短期間でも借りられる
レンタルの場合、借りる期間を設定することができます。そのため、短期間であってもレンタルすることが可能です。1日から期間を設定できるレンタル会社もあり、任意で好きな期間の設定ができます。数年以内であれば、リースよりもお得に借りられることが多いです。これは固定電話機の端末代などの初期コストが低減されるためです。
そのため、イベント会場や工事現場、選挙事務所などの「仮の事務所に置く」など、短期間と分かっている場合は、レンタルにすることによるメリットが大きいでしょう。さらに、先行きは不透明だがビジネスフォンを使用したいという企業にも、レンタルの固定電話機は向いています。
審査が不要
レンタルの場合、審査が不要なことが多いです。そのため起業したばかりでリースの審査が通りにくい企業や外国法人企業などに向いています。
またレンタルは経理や税務上のメリットがあるとされています。購入した場合、減価償却の計算や税金の申告などが必要です。レンタルではこうした経理事務作業が不要になるため、手間を削減できます。
いつでも解約ができる
いつでも解約ができるのもレンタルの固定電話機の大きなメリットでしょう。使用する期間のみ料金を支払えば良いため、リースのように解約後に支払いが残りません。今まで家庭用の電話機しか使ったことがなく、ビジネスフォンの機能を一度試してみたい時などにも、レンタルは向いています。
固定電話機のデメリット
固定電話機のレンタルにはメリットも多いですが、デメリットもありあす。ここではデメリットについてご紹介します。
中古品のため型が古い
レンタルで固定電話機を借りる場合、新品よりも型が古い中古品を借りることになります。
中古のビジネスフォンは、型が古いため新品に搭載されている機能がない場合もあります。「ビジネスフォンではあの機能を使いたい」と明確に決めているのでれば、中古のビジネスフォンにその機能が搭載されているか、問題なく利用できるか確認しておく必要があります。またレンタルの場合、レンタル会社が保有している機種しかレンタルすることができません。そのため、使用できる機種が限定されます。
また中古品は、傷や汚れなどがある場合もあります。傷や汚れなどの状態は業者によって異なりますので、事前にどの程度の状態なのか確認しておくことが重要です。
また外側だけでなく、内部も確認しておきましょう。内部に大量にほこりが残ったままだと、ショートしてしまい故障につながるケースもあります。そのため、内部まできちんと清掃してくれる業者を選ばなくてはいけません。
設置費用がかかることもある
レンタルで固定電話機を導入した場合でも、多くは設置費用が必要です。主に以下の費用がかかります。
・主装置設置工事
・基本派遣費
・電話機接続工事費
・データ設定費 など
レンタル料金は、固定電話機本体と主装置などの機器の製品と工事費用をプラスした金額です。こうした工事費のような初期費用と、月額料金のランニングコストを計算し、どのくらいの費用が必要になるのかを確認しておかなくてはいけません。初期費用をできるだけ減らしたいのであれば、リースの方が向いているでしょう。
リースよりも料金が高い
一般的に、レンタルの方がリースよりも月額料金が高くなります。短期間でレンタルするのであれば、リースよりもレンタルの方がお得になるケースもあります。しかし、一般的に何年もオフィスで利用するのであれば、リースの方が料金は安くなるでしょう。
またレンタルの契約期間によっては、販売向けの固定電話機の料金を超えてしまう場合もあります。そのため、あらかじめ「どのくらいの期間使用するのか」「何台必要なのか」を計算しておく必要があるでしょう。
現在ではリースの方が主流
現在では、固定電話機はレンタルよりもリースの方が主流といわれています。リースとは、リース会社に月額料金を支払い、固定電話機を借りる契約のことです。レンタルと似ていますが以下の点が異なります。
・期間 数年（レンタルは数日から可能）
・中途解約 不可能
・初期費用 不要
リースはレンタルと違い初期費用がかからないのが特徴です。ビジネスフォンを導入するには、固定電話機本体だけでなく、主装置やユニットなどの周辺機器も必要です。そのため、全て導入するとなると初期費用がかかります。リース契約の場合、リース会社が購入費用などを負担してくれるため、導入コストを大幅に削減できます。
またリースは、希望する機種を選べるのが特徴です。リースは、リース会社がユーザーの希望する固定電話機をユーザーに変わって購入し、月々定額料金でユーザーに貸し出す仕組みです。そのため、メーカーや機種を自由に選ぶことができます。またレンタルと違い、新品の固定電話機を使用することが可能です。さらに、新品を購入するため、メーカー保証が適用されるケースが多いです。固定電話機を新品で購入した場合、1年間のメーカー保証が適用されますが、リースも対象となります。さらに、リース会社からの動産保険なども付与されます。このため、自然災害などでの故障や盗難などが補償されるため安心です。
デメリットとして挙げられるのは、中途解約できない点です。またリース会社の審査を受けなくてはいけないため、起業したばかりだと、審査に通らない可能性があります。さらに支払い総額が購入するよりも割高になるケースもあるでしょう。
しかし、初期導入費用を抑えられ、好きな機種を選べることから、多くの企業ではリースを採用しています。
クラウドPBXの利用も検討しよう
クラウドPBXとは、ビジネスフォンの機能をインターネット上に設置できるサービスです。オフィスなどで固定電話を使う場合は、PBXという内外線を制御する装置が必要です。複数拠点の場合、拠点ごとにPBXを設置しなくてはいけません。さらに回線の増減や定期的なメンテナンス、買い替えの際も業者に依頼する必要が生じます。そのため、通常のビジネスフォンの導入には大きなコストがかかっていました。
クラウドPBXはPBXをインターネット上に設置できるため、物理的な装置を拠点に設置する必要がありません。インターネット回線とパソコンやスマホなどのデバイスがあれば利用可能なので、コストを大幅に削減できます。また内線や外線電話などのビジネスフォンに欲しい電話機能はもちろん、転送・通話録音機能なども利用が可能です。
回線の増減や設定などもインターネットから行うことができ、メンテナンスはベンダーが行います。メンテナンスにかかる費用や手間が不要になるのも大きなメリットです。
そのため、レンタルで固定電話機を導入するよりも、クラウドPBXの方が、コストが安い可能性があります。またコスト以上に使い勝手などのメリットもありますので、自社にどちらの方法が適しているのかよく検討する必要があるでしょう。
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固定電話機はレンタルという方法もある
固定電話機をオフィスに導入する際には、レンタル・リース・購入などの方法があります。レンタルは短期間でも借りることができるため、選挙事務所や工事現場の事務所、イベント会場など、期間が決まっている場合におすすめです。ただし、オフィスで数年以上使うことが決定しているなら、リースや購入の方がコスト的にお得になることが多いでしょう。また固定電話機を導入しなくても電話業務が可能な、クラウドPBXを導入するという方法もあります。それぞれを比較検討し、自社に合った方法を選ぶことをおすすめします。