クラウドPBXの費用対効果は？どのくらいお得なの？
多くの企業が導入している固定電話による企業向け電話運用「ビジネスフォン」の仕組みを改良し、近年画期的な電話システムとして注目を集める「クラウドPBX」。クラウドPBXは、これまでのシステムでは不可能だった柔軟な運用を可能とするなど利便性の高さも十分魅力的ですが、それと同時に、これまでよりはるかに「費用対効果の高い」運用であることも話題となっています。
今回は、クラウドPBXにおける費用対効果に焦点を当て、ビジネスフォンと比較した場合のクラウドPBXの費用対効果の高さを明らかにしていきます。また、更に費用対効果を最大に高めるための、クラウドPBX活用のポイントも含めて解説しますので、既に導入を始めている企業様も参考にしてみてください。
ビジネスフォンとクラウドPBXの違い
「クラウドPBX」は、冒頭でも少し触れたように、従来一般的に導入されていた「ビジネスフォン」の仕組みを踏襲したうえで構造を大きく変え、これまでのビジネスフォンでは到底なしえなかった幅広く柔軟で便利な運用を実現した、まさに革命的ともいえる新世代の電話システムです。
ここでは、ビジネスフォンとクラウドPBXの仕組みの違いを見比べることで、どのような差があるのかをわかりやすく説明します。
ビジネスフォンの仕組み
クラウドPBXは、画期的・革命的な電話システムと喧伝されますが、先述の通り、大枠としてはビジネスフォンの仕組みを踏襲しているので、いわばビジネスフォンの改良版といってもいいでしょう。つまり、ビジネスフォンをベースとしたシステムなので、クラウドPBXとは何かを理解するには、まずビジネスフォン（オンプレミス型PBX）の仕組みを理解するとわかりやすいと言えます。
ビジネスフォンおよびクラウドPBXは、「主装置（PBX）」と呼ばれる電話交換機を使って、複数の固定電話機と回線を一元管理するという仕組みになっています。企業の電話運用はすなわち「複数の回線を複数の電話機で共有する」ことを前提として運用されるもので、主装置がその役割を全面的に担うわけです。仕組みとしては、「主装置」がシステムにおける頭脳となり、主装置に接続されたすべての電話機と電話回線を主装置の判断、ないしは電話機側の操作によって管理する（回線の割り当て・切り替えなどを半自動的に行う）ことで成り立っています。
ビジネスフォンにおける物理的構造としては、この主装置を社内に設置したうえで、電話回線と社内の固定電話機すべてを主装置と有線接続するという形になっています。つまり、ビジネスフォンの構造では全ての設備が物理的に接続され固定された状態となっていることから、会社など特定の拠点内でネットワークが完結するような構造になっているということです。
そのため、ビジネスフォンを導入した会社で会社の電話を使う（会社代表番号での発着信・内線の発着信などを行う）には、当然ですが会社にいなければなりませんし、固定電話機を使用した運用のため、電話を掛けるにもデスクにいなければなりません。
クラウドPBXの仕組み
これに対してクラウドPBXにおける構造は、ビジネスフォンとは大きく異なります。まず、システムの中枢を担う主装置をクラウド上（インターネット上）に仮想的に（遠隔的に）設置するので、「会社など特定の拠点内に主装置をそもそも設置しない」という点がビジネスフォンとは大きく異なります。クラウド環境というのは、インターネットにアクセスすることで目的のサービスを享受できる仕組みのことなので、いわばインターネット回線上に主装置があるといっても間違いではないでしょう。
そして、そのクラウド環境上の主装置に対しては、そもそもその場に物理的な機器としての主装置が存在しないため、有線接続はまず不可能です。クラウドPBXでは有線の代わりに、インターネット回線を介して相互接続します。勿論、インターネット回線も有線で接続する機器は存在しますが、クラウドPBXでは携帯電話・スマートフォンなど電波を受発信できるデバイスでの運用が可能です。つまり、モバイルデータ通信やWi-Fiなどの「無線で接続」することで、クラウド上の主装置による電話機や回線の一元管理が可能となり、ビジネスフォンとよく似た仕組みが成り立ちます。
クラウドPBXでは、こうしたクラウド環境と無線回線を介した構造に変えることで、物理的に特定の拠点内で固定されることもなければ、運用が拠点内で完結するという制限もなくなりました。つまり、クラウドPBXはビジネスフォンでは到底なしえなかった「会社という拠点に縛られない運用」を可能にしたのです。
より具体的に説明すれば、「会社外にいても移動中でも会社の電話が使える」とか、「外出中の社員と内線通話ができる・複数の拠点と内線が構築できる」とか、「在宅勤務でも電話の取次ぎができる」といったようなメリットがあります。つまりクラウドPBXとは、ビジネスフォンの利便性を自由にどこへでも持ち出せるようにしたシステムであり、場所と移動の制限なくどこからでも会社の電話を使えるという夢のような利便性を実現してくれる、まさに画期的・革命的な電話システムなのです。
クラウドPBXの費用対効果は？ビジネスフォンとの比較
クラウドPBXは、以上のようにビジネスフォンにおける物理的制限の多くを取っ払った、開放的で自由な、柔軟な電話運用を可能にしてくれる新世代の電話システムと言うだけでも、従来のビジネスフォンに比べるとメリットが非常に多いサービスと言えます。ただ、クラウドPBXのメリットはそうした機能面だけではありません。
「これだけ便利なクラウドPBXというものはさぞかしお高いのだろう」と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、実はクラウドPBXは、従来のビジネスフォンよりも遥かに安いコストで運用できるのです。そのうえ費用対効果もビジネスフォンに比べると遥かに高いとなれば、もはや導入しない理由がないですよね。
ここからは、導入・運用にかかる具体的な費用を従来のビジネスフォンと比較しながら、クラウドPBXの費用対効果がいかに高いかをつまびらかに解説していきます。
ビジネスフォンの費用
まず、クラウドPBXと大きな差が出る「ビジネスフォンの導入費用」についてみていきましょう。ビジネスフォンの導入には、物理的な機器の購入（ないしはリース）と、機器の設置工事が必要になります。要するに、ビジネスフォンの導入費用は「機器本体価格（主装置・電話機）＋工事費」で算出されるということです。
このうち最も費用が大きいのは、システムの要となる主装置の本体価格です。ビジネスフォンを新品で揃える場合、主装置の本体価格は安くても20万円からと高額で、回線数や電話機接続可能台数（つまり事業所の規模の大きさ）によっても価格が変わります。
ざっくりした目安を挙げると、小規模な店舗やテナントで入っている事務所の場合で20万円～30万円。従業員数30名前後の中小企業の場合で80万円～170万円、受発信回数が極めて多いコールセンターや営業会社などでは430万円～670万円にもなります。重ねて言いますが、これは主装置のみの購入価格です。
主装置の購入価格の他にも、電話機代・工事費用が嵩みます。電話機代は主装置に比べると新品で1.5万円～4万円、工事費用は電話機1台あたり1万円～2万円と電話機の台数に応じて加算されていきます。更にそれにプラスして、月1回～半年に1回目安のメンテナンス費用（作業者出張費含む）や故障時の修理費用（2年ほどは保証がついて無料になる場合が多い）など保守管理費用もかかります。
なお、ビジネスフォンの利用の際には、こうした初期費用の他、毎月の通話料や保守管理費用、回線使用料などの月額利用料金が毎月発生します。どのような費用が月額どのくらいかかるのかは、契約しているプラン等によって様々ですが、回線使用料だけで月額数万円する場合もあります。
通話料については、ビジネスフォンの場合では、固定電話回線を利用することが多いので、通話料金は発信地域から受信地域までの距離が遠くなればなるほど高額になっていきます。たとえば、同じ市内での市内通話は3分8.5円ですが、市外通話（県内）は3分20円、県外通話（100km超）は3分80円といった感じです。海外拠点と連絡を取る場合は国際電話料金も加算されます。
ちなみに、ビジネスフォンの導入には、購入ではなくリース契約という方法もあります。リース契約はいわば長期でビジネスフォンをレンタルする契約で、契約期間は5年～7年という指定があり、料金は月額割賦で支払います。リース契約のメリットは長期間かけて月額割賦で支払うことで初期費用を大幅に抑えられる（一度に大きな額を払わずに済む）ことですが、結局契約満了時にはリース会社に機器を全て返さなければならない事や、利息がプラスされる分合計額は新品購入より大きくなることを考えると、必ずしもお得とはいえません。
月額費用は主装置・電話機・工事費などの新品価格にリース利率を掛け合わせることで算出されます。リース利率は、5年リースで利率2.0%、6年リースで利率1.7%、7年リースで利率1.5%といった具合で、長く契約するほど利率は低くなります。リースの場合の月額費用は、ビジネスフォン4台で月額5,000円～7,000円ほどが一般的です。これにプラスして月々の通話料や保守管理費用等の変動費が上乗せされます。
クラウドPBXの費用
クラウドPBXの場合、導入にかかる「初期費用」はビジネスフォンに比べると遥かに安くなります。
クラウドPBXは既に説明した通り、主装置をはじめとした物理的な設備の設置が不要であるため、主装置の購入や設置にかかる工事費用が不要となります。そのため、そうした設備のメンテナンス・修理にかかる保守管理費用も不要です。そのため、初期費用としてかかってくるのは、クラウドPBXを提供するベンダーが行う、ユーザーの回線開通にかかるクラウド環境の設定作業のみとなり、初期費用の一般的な相場は1万円前後～5万円程度です。価格競争が進み、今では1.5万以下のベンダーが増えています。
クラウドPBXには主装置など通信インフラ周りの設備の設置こそ不要ですが、通話に使う端末は自分で用意する必要があります。基本的には社用携帯や社用スマホといった社内資産を転用すればいいですが、新規事業立ち上げなどで用意がない場合は、別途購入が必要です。
クラウドPBXは携帯電話やスマートフォン・タブレット・デスクトップPC・ノートPC・据え置き型IP電話機など多くの端末で通話が可能です。金額の相場としては、据え置き型IP電話機の場合は1台あたり30,000円～50,000円が新品の相場ですが、中古でも使えます。スマホ・タブレットは、Androidの格安～ミドルレンジモデルで1台あたり15,000円～50,000円、iPhone・iPadで1台あたり50,000円～100,000円ほどが相場です。あまり古すぎると動きませんが、スマホでも中古モデルでも全然使えます。
クラウドPBXは利用料を月額で支払うのが一般的となっているので、初期費用以外の費用はすべて毎月請求される形となります。初期費用以外にかかる、月額で請求される費用には「月額基本料金」「オプション料金」「通話料」といったものがあります。
月額基本料金は、継続的な回線インフラの維持やクラウド環境の整備等、ベンダーが行う保守管理作業等に対して請求されるもので、1台当たりいくらで請求され、登録回線・内線の数（回線数）や利用デバイス・ユーザーの数（ID数）に応じて変動します。勿論、数に変化がなければ毎月一定の金額となります。
クラウドPBXの月額基本料金の相場は、1回線あたり月額で1,500円～2,500円前後で、1回線ごとの従量課金制が一般的ですが、「2回線5,000円」「5回線1万円」など一定の回線数ごとに定額のプランを設けているベンダーも少なくありません。プラン制の場合契約回線数が多ければ多いほど1台当たりの月額基本料金は安くなりますので、大企業はプラン制のベンダーのほうがよりお得になります。
オプション料金は、月額一定の追加料金を支払うことで使えるようになる「オプション機能」を利用するためにかかる費用です。オプション機能は通常の電話の範囲を超えた高度で便利な機能が設定されやすく、たとえば「IVR（自動音声応答）」や「モニタリング＆ウィスパリング機能」などが該当します。オプション機能の相場は1機能につき2,500円～5,000円ほどが一般的です。
クラウドPBXは固定電話よりも通話料金が安く設定されており、全国一律で地域によって金額が変動することはありませんが、発信先が固定電話か携帯電話か、あるいはフリーダイヤルを利用するかなどで料金が細かく変動します。固定電話宛てに発信する場合は、全国一律で3分8円ほどが相場で、ビジネスフォンから発信した場合に比べると3分の1～5分の1ほど安くなっています。
費用対効果を比較すると？
さて、以上のような費用と相場を知っていただいたうえで、ビジネスフォンとクラウドPBXそれぞれの費用対効果を比較してみましょう。ここでは例として、「50人の営業マンを抱え、電話営業で1ヶ月に平均して7,000万円の売上を出している部署」の場合で比較していきます。まずは費用から計算していきますが、ここでは初期費用＋1ヵ月分の月額利用料金を合計して、それぞれの費用を計上します。
それでは最初に、ビジネスフォンの場合。
初期費用は、主装置の購入金額が200万円。電話機が1台3万円として50台分で150万円、プラス工事費で50×2万円として100万円で、合計が450万円。その他回線の取得・契約にかかる費用もプラスすると、ざっくり500万円くらいはかかるでしょう。月々の回線使用料やオプションその他の固定費が1台あたり5万円×50台で250万円、プラス通話料金が1台1時間あたり1,000円かかるとして1日8時間で8,000円×50台で40万円×22日でとすると、月額費用は880万円。初期費用と合算すると、1380万円となります。
それに対して、クラウドPBXの場合はどうなるでしょう。
まず、初期費用は2万円かかったとします。新たにiPhoneを50台揃え、1台7万円として50台分が350万円で、初期費用合計が352万円、ほとんどが端末代です。月額料金に関しては、月額基本料金が1台あたり2,000円として×50台で10万円。オプション機能を5機能使って合計で15,000円かかると仮定して、月額固定費が11万5,000円。プラス通話料金がざっくり固定電話の5分の1とすると、1台1時間あたり200円、1日8時間で1,600円×50台で8万円×22日として、月額費用は176万円。初期費用と合計すると、528万円となります。
以上の費用と売り上げを比較すれば費用対効果が出ますが、ここでは例なので諸々売り上げから引かれる人件費や税金等すべて同条件として考えれば、単純に「かかった費用の差＝費用対効果の差で、かつ、値がより小さい方がより費用対効果が高い」ということになりますよね。
ここまでわかれば後は簡単。単純計算でクラウドPBXはビジネスフォンの約2.3倍の費用対効果を持っている計算になります。しかし、これは新しくミドルレンジモデル以上の、しかも高価なiPhoneを揃えた場合の費用対効果です。全機種Androidの格安スマホで揃えたり、既に支給済みの社用スマホや社用タブレット、社用PCなどを転用したりBYODを導入したりして端末費を全カットすれば、もっともっと費用対効果を高めることができます。仮に端末購入費を全てカットした場合、費用対効果はビジネスフォンの約7.7倍に跳ね上がります。
費用対効果を最大にするためのクラウドPBX活用のポイント
このように、クラウドPBXはビジネスフォンに比べると全体的にコストを落とすことができるので、ビジネスフォンに比べ遥かに高い費用対効果を実現できます。しかし、ビジネスフォンに比べ柔軟な運用が可能なクラウドPBXなら、工夫次第でもっとコストを減らし、費用対効果を最大限にまで高めることができます。
ここからは、クラウドPBXの費用対効果を最大にするためのクラウドPBX活用のポイントを解説していきます。
海外でも使用できるものを選ぶ
クラウドPBXは、基本的に場所に関係なくどこからでも使える運用ですが、契約するベンダーによっては国内のみならず海外でも使用できますので、拠点が海外にもある企業様は、海外対応のクラウドPBXを選びましょう。
第一章でも書いたようにクラウドPBXは「複数の拠点と内線が構築できる」というメリットがありますが、海外でもクラウドPBXが使えるということはすなわち「海外拠点とも内線通話が可能」ということです。海外拠点と内線通話が可能なら、当然ですが外線扱いではないので、国際電話や携帯電話の海外ローミングなどを使わずに連絡が取れます。つまり、海外拠点を内線ネットワークに取り込んでしまえば、大きくコストカットが可能なのです。
多様な端末で利用できるものを選ぶ
クラウドPBXは、場所を問わずにどこからでも使える便利な運用であるからこその弱点があります。それは、使う場所によってはスマートフォンなど携帯型デバイスが使えない場合があるなど、使用環境に応じて最適なデバイスが異なるということです。幸いなことにクラウドPBXは多様な端末に対応しているベンダーが多いですから、もしこれからクラウドPBXを導入するなら、利用する環境ごとに端末を変えられるよう、既にある社内資産の転用の手筈を整えるなど念入りに準備しておきましょう。
クラウドPBXは多くのベンダーにおいて、無線通信が可能なスマートフォンの他にも、ノートパソコン・デスクトップパソコン・タブレット端末・据え置き型IP電話機といったように、多種多様な端末を使い分けることができます。せっかく多種多様な端末に対応しているのですから、この自由度を環境に応じてフル活用しない手はありません。
たとえば、携帯の電波が届かない地下や、IP制限を施したセキュリティルームなどで使用する場合は、当然LANケーブルを接続したデスクトップパソコンあるいはノートパソコンを使うべきです。また、オフィスの受付や小規模な事務所では据え置き型IP電話機を使うといいでしょうし、作業中の移動が多い物流倉庫等ではスマートフォンや携帯電話での運用が最適です。
必要な機能・オプションのあるものを選ぶ
クラウドPBXにはビジネスフォンと同様、便利な機能が沢山搭載されています。しかし、クラウドPBXの場合、ベンダーによって提供される機能も違えば、特定の機能が基本機能（追加料金なしで使える機能）かオプション機能（オプション料金を払うことで使える機能）かも違います。つまり、なるべく「使いたい機能」を「基本機能」で使えるベンダーを選べば、それだけコスト的にはお得になるということです。
しかし、そう都合のいいベンダーはなかなか見つからない事の方が多いでしょう。そのため、多少コストの面では妥協してでも「使いたい機能が安定的に提供される」ベンダーを最優先に考えましょう。そのためなら、多少のオプション料金はかかっても構いません。費用以上の対効果を高めれば、コストが多少増えても合理的な運用となるからです。幸い、クラウドPBXのオプション料金は先述の通り2,500円～5,000円程度と手頃です。
定期的に端末数を見直す
コスト面である程度合理的に運用していくにあたって必要なのは、端末の契約台数と、実際の使用台数に大きな差が出ないよう定期的に端末数を見直して調整することです。
クラウドPBXはまとまった台数でのプラン制を設けているベンダーはありますがあまり多くはありません。1台増えるごとにしっかりと料金が加算されていくので、無駄に放置している端末がないか定期的に見直すことは、コスト管理の上では非常に重要です。
幸い、クラウドPBXは物理的設備の増設や調整が不要なので、台数が変わるたびに細かな調整が必要なビジネスフォンに比べると、台数変更は柔軟に対応可能です。こうした有利な条件は使わないに越したことはありません。予備分は多少考慮するにしても、あまりにも足が出すぎないくらいには、契約台数を見直しながら運用していきましょう。
拠点間通話は積極的に内線で行う
クラウドPBXは先述の通り、「複数の拠点間で内線通話が可能」という、拠点の多い大企業には特に嬉しいメリットがあります。離れた拠点との通話も内線にしてしまうことで通話料金が無料になりますから、従来のビジネスフォンであれば他拠点との連絡は同県内であっても外線を使わなければならなかったことを考えれば、かなりの通話料カットにつながります。
これに更に海外拠点を加えれば、先程も解説したように国際電話や海外ローミングの利用も不要になり、更にお得に運用できます。クラウドPBXを導入した暁には、ぜひ海外拠点も含め、全拠点間で内線を構築してしまいましょう。クラウドPBXでは主装置1台につき数千台の管理も可能なので、規模によっては全拠点分の端末をまとめて内線で管理できるはずです。
在宅勤務も取り入れる
何度も説明している通り、クラウドPBXは運用に際して場所の制限を受けることはなく、文字通りどこからでも使えます。どこからでも使えるということは、つまり会社にいなくても使えるということで、極論をいえば自宅にいても会社の電話が使えるということです。せっかく場所を問わずに使えるのですから、変異株による感染再拡大が急速に進む今、クラウドPBXを導入して、再び在宅勤務を取り入れる方向に舵を取るべきです。
勿論、端末の持ち出しに際してセキュリティ対策やデバイス管理などの手を打っておくことは必要ですが、多様な働き方が推奨される現代、電話の必要さえなければフルリモートも可能な会社も増えているはず。そうした会社でリモート勤務を検討する上で唯一のネックとなりやすかった、会社への出勤をしなければ使えないビジネスフォンという運用とはこの機会にお別れして、ぜひ在宅勤務も簡単に実現できるクラウドPBXへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。
費用対効果で選ぶなら！「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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クラウドPBXで電話の費用対効果を高めよう
以上、クラウドPBXの費用対効果をテーマにして、特にビジネスフォンとの費用面での比較をみっちり行ったうえで、クラウドPBXの費用対効果がいかに高いかということを明らかにしました。そして、そのうえで更に費用対効果を最大にするために、クラウドPBXをどう活用するべきかも含めて解説しました。
本記事で解説した通り、クラウドPBXの費用対効果は遥かに高く、ビジネスフォンは費用面でも費用対効果でも確実に劣ります。特に会社という拠点から解放された場所を問わない運用ということのメリットは計り知れないものがあり、これまでには到底考えられなかったような柔軟な運用が可能になったというだけでも、それなりの費用をかけるべき意義があります。それなのに、工夫次第でビジネスフォンよりはるかに安いコストで導入・運用できるというのですから、もはや導入しない手はありません。
クラウドPBXについては他にも記事を沢山発信していますので、費用対効果以外の様々な情報を知りたくなった方は、ぜひ他の記事も読んでみてくださいね。