企業へ電話していい時間とは？おすすめの時間帯を解説
企業への電話は企業の就業時間内にかけるのが望ましいとされています。しかし、業種によって就業時間は異なるため、どの時間帯に電話をすれば良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。本記事では、企業に電話をしても良い時間帯や避けた方が良い時間帯、電話をかける際の流れなどをご紹介します。
企業へ電話をしても良い時間帯とは
一般的に、就業時間が9時〜18時の企業であれば、10時〜12時、14時〜16時が望ましいとされています。10時〜16時までの時間であれば、間違いなく就業時間中のため、電話をかけても先方の迷惑となりにくいでしょう。
またフレックスタイム制などを導入している企業であっても、10時〜16時の間は最も出社している社員が多い時間帯とされています。そのため、電話がつながりやすいでしょう。ただし、始業が早い企業や遅い企業はこの限りではないため、あらかじめ企業の就業時間を確認しておきましょう。
また時間帯だけでなく、曜日もチェックしておきましょう。例えば、土日休みの企業であれば、週明けの月曜日や週終わりの金曜日は一般的に業務が忙しい曜日でもあります。急ぎの用事でなければ、曜日もチェックしておくと良いでしょう。
電話を避けた方が良い時間帯
企業への電話は就業時間内にかけるのが一般的ですが、電話を避けた方が良い時間帯もあります。以下でご紹介する時間は、相手が落ち着いて対応できない可能性のある時間帯のため、できるだけ避けた方が良いでしょう。ここでは4つの避けた方が良い時間帯をご紹介します。
始業よりも前
始業よりも前の時間帯に電話をかけるのは避けましょう。始業前でも出社している社員はいるかもしれませんが、まだ業務の準備をしている段階です。この段階で電話をかけてしまうと、相手の準備を妨げてしまう可能性があります。さらに用件を伝えたい相手がまだ出社していない可能性もあります。そうなると、かけ直したり、かけ直してもらったりなど二度手間になってしまうので避けましょう。
始業から30分以内
始業から30分以内の時間帯も避けた方が無難でしょう。始業から30分以内の時間は朝礼や打ち合わせに充てる企業も多いため、社員があわただしい時間帯です。そのため、電話をかけてもつながるまでに時間がかかる可能性があります。さらに電話がつながったとしても、朝礼や打ち合わせを中断させることになります。
急ぎの用件でない限り、始業からすぐの時間は避けた方が良いでしょう。
昼休憩
一般的な企業の昼休憩の時間帯は11時30分〜14時頃の間の1時間ほどとされています。電話対応も業務の一つのため、できるだけ休憩時間中に連絡することは避けた方が良いでしょう。昼休憩は、社員がリフレッシュするための大切な時間です。その時間に電話業務をさせると、相手にとって迷惑になりかねません。
また昼休憩の時間帯は社員が社外に出ているケースもあるため、担当者が不在の可能性もあります。お互いに二度手間になる場合がありますので、避けた方が良いでしょう。
終業の30分前
終業間際となる30分間も避けた方が良いでしょう。始業と同じく終業前も社員にとって忙しい時間帯です。また用件を伝えたとしても、翌営業日の対応となる可能性のあるタイミングです。そのため、急ぎの用件でなければ翌日に回した方が良いでしょう。
終業後
企業の就業時間後も社内に社員が残っている可能性がありますが、原則として終業後の電話は避けます。電話がつながったとしても相手に「常識がない」と捉えられてしまうかもしれません。また終業時間になったら、自動的に留守番電話に切り替わる企業もあります。電話をかけようと思ったタイミングが相手企業の定時以降だった場合は、翌日に回すようにしましょう。
企業に電話をかける時の流れ
企業相手に電話をかける際には、時間帯だけでなくスムーズに会話をするべく準備をしておきましょう。電話をかける時の一般的な流れを知っていれば、いざ電話をかけた時もあせらずに済みます。ここでは企業に電話をかける際の流れについて解説します。
用件や質問事項の準備
まずは電話をかける前に用件や質問事項をある程度整理しておきましょう。ビジネスの電話のやり取りに慣れてくると、すぐに電話をかけてしまいがちですが、整理しておかないと要領を得ないこともあります。特に電話に苦手意識のある方は、あらかじめメモなどを書いておくと安心でしょう。
電話番号の確認
間違い電話がないように、発信前に相手の電話番号をしっかり確認しましょう。特に部署が多い企業の場合、会社の代表番号だけでなく部署ごとの電話番号を用意しているケースもあります。また、最近では担当者のスマートフォンに直接電話をかけるケースもあるでしょう。スマートフォンの電話番号は特に間違えやすいため、慎重に番号の入力を行いましょう。
電話をかける
用件と電話番号を確認したら電話をかけましょう。企業に電話をかける際には、自身が会社の代表であるとの意識を持って通話をする必要があるでしょう。電話をかける際は以下の点に注意しましょう。
・自社名や自身の名前を省略しない
・非通知になっていないか確認する
・長々とコールを鳴らさない
・はっきりとした声で話す
自社の電話番号が非通知になっていないか確認しましょう。非通知になっていると、相手から不審がられてしまう可能性があるため、必ず番号は通知するようにします。またスマートフォンから電話をかける場合もあると思いますが、その場合でも番号を通知できるようにしておきましょう。
また長くコールするのは避けましょう。長くても10回程度で相手が出なければ時間を改めます。
相手が電話に出た場合はまず自分の所属を名乗ります。自社名と自身の名前をはっきりと聞き取りやすい速度で話しましょう。電話をかける時に緊張してしまう人は早口になってしまうことも多いですが、それだと相手が聞き取りにくくなってしまいます。また会社名などを省略してしまいがちですが、きちんと正式名称で伝えることも大切です。
取り次ぎをお願いする
電話口に出たのが担当者でなかった場合は、取り次ぎをお願いしましょう。担当者に替わってもらったら、改めて自社名と自身の名前を伝えてから用件を話します。
お礼を述べて電話を切る
電話が終わったら、お礼を述べて電話を切りましょう。一般的なビジネスマナーとしては、電話をかけた方から切るのがマナーとされています。やり取りが終わった段階で電話を切りましょう。
企業に電話をかける時のポイント
電話をかける際には以下のポイントを押さえておきましょう。
復唱する
重要事項は復唱して確認します。例えば、商談の日時などを決める際には復唱することで伝達ミスを防げるでしょう。「○月○日○時に当社ビルの5階受付までお越しください」「○月○日の○時に御社の5階受付ですね」のように丁寧に復唱することで、しっかりと確認ができます。特に数字や個人名などは間違えやすい部分です。慎重に復唱しましょう。
電話の声が聞き取りにくい場合は「何ですか？」と聞くのは失礼な印象を与えてしまいます。そのため「申し訳ありません。お電話が少々遠いようなので、もう一度お名前をお願いできますか？」などのように丁寧に聞き返しましょう。また聞き返した部分も復唱することで、間違いがないかが確認できます。
メモをとる
「相手の話が覚えられない」と思ったら、メモをとることも大切です。用件が複数ある場合や大事な要件の場合、メモを用意しておけばさっと大事なポイントを書き留められます。
言葉遣いに注意
電話対応の際には言葉遣いにも注意しましょう。相手に丁寧に伝えようとするあまり二重敬語になってしまうことも多くあります。また話し言葉と書き言葉も違いますので、メールの際の言い回しと混同しないようにしましょう。間違えやすい言葉には以下が挙げられます。
わたし→わたくし
貴社→御社
ちょっと待ってください→少々お待ちください
今日（きょう）→本日（ほんじつ）
明日（あした）→明日（あす）
お送りさせていただきます→お送りいたします
ご確認いたします→確認いたします
拝見させていただきます→拝見いたします
できかねます→いたしかねます
日本語の敬語の言い回しは難しく、気を付けないと敬語を重ねてしまう可能性があります。敬語は「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3つから成り立っています。
尊敬語は相手を高い位置に置き、その人を自分より高めて言い表す言葉です。「行かれる」「来られる」「お見えになる」などが尊敬語です。
謙譲語は、自分を低く扱い、相手への敬意を表す言葉です。「お伺いする」「ご案内する」などが該当します。
丁寧語は、言葉を丁寧にすることです。言葉の終わりに「です」「ます」「ございます」をつけたり、相手の体や持ち物などに「お」や「ご」をつけたりするのが丁寧語です。「お体」「お名前」「ご出張」などが丁寧語です。それぞれ理解して使い分けましょう。
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企業に電話をかける時のポイントを知ろう
企業相手に電話をかける際には、まず時間帯に注意しましょう。相手の就業時間内に電話をかけるのがマナーのため、まずは相手の就業時間を確認します。一般的な9時～18時が就業時間の企業であれば、昼休憩の時間帯を除いた10時～16時の時間帯が、電話をかけるのにおすすめの時間帯です。それ以外の時間は、相手が始業や終業の準備をしていたり、昼休憩だったりする可能性があるので避けた方が無難です。
また電話をかける際には、自社名と自分の名前をしっかりと名乗り、電話の内容を復唱したり、メモをとったりしましょう。また言葉遣いに気を付けることも大切ですので、知っておきましょう。