フリーダイヤルを携帯で発着信するには？クラウドPBXを活用しよう！
皆さんはインターネット上での通信や通話を可能にした「クラウドPBX」をご存知でしょうか？PBX（Private Branch Exchange：構内交換機）は、電話の内線や外線といった各種回線を制御する役割を担いますが、クラウドPBXは機械の設置が必要なく、インターネット上で同じ役割を果たすことができます。一般的なPBXと同じ機能を備えているうえ、スマートフォンの内線利用といったさらなる電話業務の効率化が実現できます。クラウドPBXは場所を選ばず、安価に通話環境を構築できる利便性の高さから、多くの注目を集めているのです。
この記事では、クラウドPBXを活用した携帯でのフリーダイヤル発着信の仕組みやメリットなどをご紹介していきます。
フリーダイヤルを携帯で発着信できるメリットとは
まずはフリーダイヤルについておさらいしておきましょう。
通常、通話料金は発信者が負担します。一方、フリーダイヤルは受電側が通話料金を支払うサービスのことで、正式名称は「着信課金電話番号」です。なお、フリーダイヤルは固定電話に紐づけて利用されるため、基本的には固定電話を用いて発着信を行います。
NTTコミュニケーションズが提供するフリーダイヤルサービスは、利用者が最も多いフリーダイヤルサービスです。便利なオプションも多く、フリーダイヤルのロゴを利用することもできます。また、フリーダイヤルサービスでは「0120」「0800」から始まる電話番号を取得することができます。
フリーダイヤルには、問い合わせを増やしたりや通話料無料による顧客の負担軽減で好印象を与えられたりするほか、移転による番号変更の手間を省ける利点があります。さらに、「0120」「0800」の番号を活用できるため、固定電話番号を非公開にできるメリットもあります。
「0120」から始まるフリーダイヤルはすでに広く使われていて、現在は番号が枯渇している状態です。一方「0800」の番号は、「0120」の番号と比べると認知度は低いものの、費用が安く、番号を選びやすいメリットがあります。近年はこうした背景から、「0800」の番号を導入する企業が増えています。
最近では、「0800」の番号を耳にする方も増えたのではないでしょうか。ちなみに、海外では「0800」の方が一般的だそうです。どちらの番号でも利用できるサービスは同じですので、今後取得する予定のある方は、「0800」の番号を選ぶのがおすすめです。
では、固定電話はなく、携帯電話でフリーダイヤルを発着信できるメリットにはどういったものがあるのでしょうか？
コストを削減できる
かかってきた電話をあらかじめ設定しておいた番号に転送する、「NTTボスワープ転送サービス」を活用している企業も少なくないでしょう。しかし、この転送サービスは転送先に通話料がかかってしまうという課題があります。
また、転送された電話に出られなかった場合、顧客のもとに担当者から折返し連絡を行うのが一般的な流れですが、携帯から折返し電話を行うと先方に表示されるのは携帯電話の番号となります。顧客としては、フリーダイヤルで電話をかけたにも関わらず、折返しの電話が知らない携帯番号だと警戒心を抱いてしまい、電話に出てくれないことも多いでしょう。
こうした問題を解決するのに役立つのが、携帯電話でフリーダイヤルを発着信できるサービスの活用です。フリーダイヤルで電話が掛かってきても、社内の固定電話だけでなく携帯でも受けることができるので、転送の必要が無く、転送時に発生していた費用をカットできます。
また、折り返しの際にもフリーダイヤルでかけることができるので、先方のディスプレイにフリーダイヤルが表示されれば、応答率が向上し、スムーズに業務を遂行することができます。
社外でも電話業務が可能
コスト削減以外にも、携帯電話でフリーダイヤルを発着信するメリットはあります。その1つが、社外での受電による電話業務の効率化です。
昨今は、在宅勤務を勤務形態の1つとして取り入れている企業も増加傾向にあります。しかし、在宅勤務は従来のオフィスで働く場合とは設備や環境が大きく異なるため、特に電話業務の多い企業においては、なかなか在宅勤務の普及が進まないという課題を抱えているケースもあるでしょう。
しかし、フリーダイヤルを携帯で発着信できるようにすれば、在宅でもオフィスで対応するのと同じように電話業務が行えます。顧客に発信する際もフリーダイヤルの番号が表示されるようになるため、顧客も違和感を持つことなくコミュニケーションを取ることができます。
近年は労働人口の減少が社会的な問題になっており、介護や育児、配偶者の転勤などにより社員が離れてしまうのは大きな損失でしょう。カスタマーサポート窓口などの電話業務は、ある程度マニュアル化できる業務ではあるものの、顧客と信頼関係を築くには経験による技術が必要なのも事実です。そんなとき、在宅勤務で電話業務が行える環境を準備しておけば、ベテランスタッフの離職を防ぐことができます。
フリーダイヤルを携帯で発着信するには「クラウドPBX」を利用しよう
フリーダイヤルを携帯電話で発着信するためには、従来のオフィスに設置するビジネスフォンと主装置と呼ばれる機器の設置だけでは実現できません。社内外の壁なくフリーダイヤルを利用するには、「クラウドPBX」の利用が欠かせません。しかし、「クラウドPBX」と聞いても、その仕組みや効果を思い浮かべられる方は少ないのではないでしょうか。
ここからは、クラウドPBXに焦点を絞って、詳しく解説します。
クラウドPBXの仕組みとは
ビジネスフォンを設置する際に必要なPBXとは、転送保留や留守番電話機能、複数の電話回線をまとめて利用するために必要な装置です。電話でのやり取りが多い企業やコールセンターなどの業種においては、必要不可欠な設備です。このPBXは物理的に機械を設置する必要があり、設置した場所の回線管理しか行うことができませんでした。
近年は、PBXの機能をサーバー上で行う「クラウドPBX」と呼ばれるものが登場しています。インターネットが繋がっていれば社内外問わずPBXの機能をクラウド上で利用でき、ハードウェアを導入する必要がないことが特徴です。コストや運用面を考えても、PBXをクラウド化することで活用の幅が格段に広がります。
クラウドPBX活用による効果
クラウドPBXを活用することで、オフィスのビジネスフォンだけでなく、携帯電話でもフリーダイヤル番号「0120」「0800」を利用できるようになります。
あらかじめ設定しておくことで受電があった際に携帯、ビジネスフォン問わず一斉に着信するように設定することも可能なため、お客様からの電話を在宅・オフィス勤務のスタッフ問わず、誰でも対応可能です。
また、クラウドPBXは、代表者番号およびフリーダイヤルを通知して発信することができるので、お客様に安心して電話に出てもらえるというメリットももたらします。
オフィスに社員がいない場合や会社全体での地方研修などの際にも、このPBXの機能は役立つでしょう。オフィスにスタッフが不在でも素早いレスポンス対応ができるので、企業のイメージアップにも繋がります。
フリーダイヤルの発着信だけではない！クラウドPBXのメリット
クラウドPBX導入によるメリットはフリーダイヤルの発着信だけに留まりません。オフィス移転や電話増設時の手軽さ、シンプルな内線の構築化が望めます。
電話増設が簡単
社員が増えると、オフィス内で新たに電話の増設をする必要があります。その際、配線の引き直しや内線番号の追加といった煩雑な作業が必要です。増設の際は基本的に電話工事会社に依頼する必要がありますが、工事作業費用などのコストがかさんでしまいます。
一方、クラウドPBXであれば手軽に電話の増設が可能です。クラウドPBXは電話回線の引き直しが要らず、オンライン上で諸手続きを済ませることができます。電話増設による机の設置やレイアウト変更も自由自在にできるうえ、工事にかかる日程調整も必要ないので、スムーズに電話増設が行えます。
オフィスの移転に伴う作業が不要
クラウドPBXを導入していればオフィスの移転に伴う電話関連の大がかりな工事、手続きは必要ありません。従来のPBXであれば、利用中の通信キャリアの移設手続き、工事業者へのビジネスフォン移設の手続き依頼など、1ヶ月程前から移転に伴う準備が必要です。
また、移転にあたって同じ電話番号が使えない場合もあります。電話番号が変わることになれば、電話回線のキャリアに再度申し込まなければなりません。加えて、移設に伴う電話番号変更のアナウンスや転送の手配も進めていく必要があります。
一方、クラウド上のサーバーに電話番号が紐づいているクラウドPBXであれば、電話番号が変わることはありません。また、番号の追加や設定も簡単に変更することが可能です。もちろん、クラウドPBXであればオフィスの移転に伴う作業は要りません。
内線の構築も簡単
クラウドPBXの魅力は、あらゆる拠点にいるスタッフと無料で内線通話ができる点です。リモートワークや海外など、場所を問わず内線電話でコミュニケーションを取ることができます。クラウドPBXによる各拠点の内線化は、繁忙期に集中するオフィスでの電話業務の分散化、取り次ぎや転送の手間を減らせるので、オフィス内で働く社員の電話対応の負担を減らす利点もあります。
フリーダイヤルを携帯で発着信するなら「ナイセンクラウド」
すでに転送サービスを活用している企業でも、転送中の通話料金の高さや電話業務での効率の悪さに悩んでいる方も多いでしょう。また、どういったサービスが自社に合っているのかなかなか決められず、導入に踏み切れないといったケースもあるでしょう。そんな悩みを抱いている方におすすめなのが、通信コストの削減・電話業務の効率化が期待できるクラウド特化型サービス「ナイセンクラウド」です。
ナイセンクラウドは会社電話の発着信・内線化サービスで導入企業6,000社以上の弊社が2012年より提供開始したサービスです。
ここではナイセンクラウドの特徴をご紹介します。
ナイセンクラウドなら携帯でフリーダイヤルを発着信できる
顧客満足度が重視される昨今、不在時にもお客様から電話対応ができるように、電話転送サービスは多くの企業に導入されています。便利な電話転送サービスですが、転送を受けた側に通話料がかかってしまうことは前述したとおりです。転送元のキャリアに違いはあれど、従来の転送サービスでは1分16円～程の通話料を負担しなければならず、コストがかかってしまいます。
また、転送サービスを用いても折り返しの際に携帯からフリーダイヤルでの発信ができないことも課題となっていました。
しかし、ナイセンクラウドは携帯でフリーダイヤル発着信ができるうえ、低コストで導入できます。また、フリーダイヤルに限らず、企業拠点を問わず「03」などから始まる番号を代表番号として活用可能です。
外線通話は、3分8円～（固定電話料金）で発信することが可能です。携帯電話網や国際電話網を使用しないため通話料金が格段に安いのがメリットの1つです。
通話料のコストに課題を感じていた企業様にはぜひナイセンクラウドをご検討いただきたいです。
ナイセンクラウドの便利な機能
ナイセンクラウドは、フリーダイヤルの発着信以外にも様々な機能があります。
着信があった場合、会社電話として登録しているPC・スマートフォン・IP電話機などの複数の端末を一斉に呼び出すこともできます。また、登録している端末であれば国内に限らず、海外でも対応が可能です。1対多数でも対応可能なため、チームでのビジネス運用にも適しています。
また、通話時間や対応者などの電話履歴をWebで確認することができるので、業務の見える化も促進可能です。
ナイセンクラウドについてまとめた動画も用意していますので、ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
サービスサイトではさらに詳しくご紹介しています。
フリーダイヤルを携帯で発着信できる環境を整えよう！
フリーダイヤルの発着信を携帯電話で行うことによるメリットは多くあります。また、クラウドPBXを導入すれば、携帯でのフリーダイヤル発着信以外にも、国内外を含めた多拠点間での内線通話、低コストでの外線通話などをはじめとした、電話業務の効率化が見込めます。
もし、電話業務の効率化やコスト削減に悩んでいるなら、クラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」を使ってみませんか。1週間無料のデモ利用も可能です。
便利なクラウドPBXを導入して、効率的な働き方を目指しましょう。