外から内線をかける、内線に出る方法｜企業向けの簡単な方法をご紹介！
仕事で電話する時に便利な「内線」。内線通話は、会社のデスクに設置されている電話を使わないとできないと考えている方がほとんどではないでしょうか。
確かに、従来型の企業向け電話システムであるビジネスフォンが職場に導入されていて、自分のデスクに固定電話機がある場合には、内線はその電話でしかできないというのは当たり前のことです。しかし、現在実用化されているとある方法を使えば、なんと「外から内線をかけたり、外出先で内線に出たりすることができる」のです。
今回は、外で内線を使いたい、という一見無理そうな希望を叶えられることのメリットと、その方法である「クラウドPBX」の仕組みや導入手順について解説していきます。
外から内線を利用できるメリット
クラウドPBXを利用すれば、「外から内線をかけたり、内線に出たりできる」ということを冒頭でも説明していますが、これはウソでも違法な手段でもなく、極めてまっとうな技術を利用した合法なサービスなのでご安心ください。
そして、従来では考えもつかなかったであろう「外で内線を利用する」ことについて、どんなメリットがあるのかもいまいちわからないという方も少なくないかもしれません。
そこでまずは、外から内線を利用できるメリットを簡単に解説していきます。
出張中や在宅勤務でも内線を利用できる
従来の仕組みでは、会社の他の社員と内線通話をするといった場合、発話者・受話者双方が会社にいなければなりません。たとえばお得意先に営業に行っている社員や、出張中の社員と内線で連絡を取ろうと思うと、社用携帯を持っていたとしてもどうしても外線を使う必要がありました。
しかし、社外でも内線が使えれば話は別です。他の社員と内線で緊急で連絡を取らないといけない場合でも、手持ちのスマホなどから内線通話をすればいいだけですし、電話の取次ぎに際しても、外出先から社内の電話機に取り次ぐことも可能になりますし、何なら転送する自分・転送する相手双方が会社に不在、たとえば在宅勤務であったとしても、電話の取次ぎが普通に行えます。
つまり、電話の取次ぎや内線通話、会社用の電話番号を使った通話など基本的な電話業務を行うにあたって、わざわざ会社にいる必要がなくなるという事です。
外線の取り次ぎができるので内勤者の負担が減る
最も大きな差が出てくるのは「電話の取次ぎ」のシーンでしょう。
従来のビジネスフォンでは、電話の取次ぎの際には取次ぎ先の担当者が会社内に、かつデスクの前にいる状態でないとできません。もし担当者がデスクを離れていたり外出している場合には取次ぎができないので、内勤者などその場にいる受話者が相手の名前や用件・伝言をメモしておき、相手からの伝言を会社に帰社した担当者に直接伝えるか、外線で担当者の携帯電話に電話があった旨を連絡し伝言を伝える必要があります。
そして担当者は担当者で、会社代表番号など会社用の電話番号を使った通話をしなければならない場合も多く、外出先から帰社した後、会社のデスクにある固定電話から会社の電話番号を使って相手先に掛けなおさなければならない、といったように、内勤者にとっても外出者にとってもあまりにも余計な手間と時間と通話料がかかる非合理的な運用になっていました。
しかし外でも内線が使用できるのなら、こうした手間や時間や費用が途端に消え去ることになります。たとえば、内勤者が外出している担当者宛ての電話を受けたとしても、担当者が電話に出られる状況でさえあれば、内線ネットワークを通して直接担当者のスマホへ電話の取次ぎが可能になります。これだけでも随分と内勤者の負担は減るでしょう。
また、相手に折り返す際に会社代表番号を使う場合でもわざわざ会社に帰社する必要なく、そのままスマホからかけ直すだけで完結できます。
内線だから通話料がかからない
このように、外から内線を使うことで色々なやり取りがよりスムーズに進むようになります。そのうえ、内線を使える限りにおいては内線を使えば通話料が無料になるので、うまく内線を使うことで通話料が大幅に節約できます。
たとえば、従来であれば内線というのは会社の特定の拠点内で完結するものですから、同じ会社でも拠点が違えば外線で連絡を取らないといけないうえ、固定電話回線は距離が離れれば離れるだけ通話料が高くついてしまっていました。しかし、外で内線を使える、要は場所に縛られずに内線を構築できるとしたら、こうした離れた拠点間との連絡において内線ネットワークを構築できます。つまり、東京と大阪という遠く離れた拠点同士でも、内線で無料通話ができるということです。
また、細かく条件が変わる場合があるものの、あくまで理論上でいえば、場所に縛られずに内線を構築できるということは、つまり国を跨いだ海外の拠点との連絡においても内線通話が利用できるということになります。
外から内線を掛ける、内線に出るなら「クラウドPBX」
このように、もし「外から内線を掛けたり出たりできる」のなら、そのメリットは計り知れません。しかし、冒頭でも説明した通り、それは単なる夢物語ではなく、既に現実に存在している方法で実現が可能なのです。その方法というのが、ここ5年ほどで急速に話題になっている画期的な企業向け電話システムである「クラウドPBX」です。
ここからは、内線を外で使えるという一見矛盾していそうなことを実現できるクラウドPBXとは何なのか、クラウドPBXで使用できる端末にはどういったものがあるのかを解説していきます。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、非常に簡単に言えば「従来の企業向け電話システムであるビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたもの」であり、既に会社で使えている電話機能のほぼすべてが、クラウドPBXでも同様に使えます。それは、基本的な仕組みとしてはビジネスフォンの仕組みをそのまま採用しているからです。
ビジネスフォンとはどういうものなのかを改めておさらいすると、同じ会社代表番号宛ての複数の着信に対し複数の固定電話機で同時並行的に対応を行うことが出来たり、別の電話機に電話を取り次いだり、社内の電話機と内線通話をしたり、会社内で普通に行っている電話業務を行うために必須となる仕組みです。
その仕組みは、主装置（PBX）と呼ばれる交換機を社内に物理的に設置し、複数の電話回線（外線・内線）と、複数の固定電話機を主装置に有線接続することで成り立っており、有線接続された電話機と電話回線を必要に応じて主装置が半自動で判断し、回線を繋いだり、別の電話機と切り替えたりといったことを行えるようになっています。
当然ではありますがビジネスフォンの場合では、電話機・回線・主装置という電話運用に必要なすべての設備が会社内にあるため、ビジネスフォンの運用は会社内でしか行えません。
これに対してクラウドPBXは、この主装置を社内には設置せず、クラウド上、つまりインターネット回線上に設置する点が大きく異なっています。また、そのクラウド上の主装置と、電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォンなどを相互接続することで、先述のビジネスフォンと似た仕組みを成立させているのです。
クラウドPBXの最大の特徴でありメリットは、このような仕組みによって主装置を拠点に縛られないようにしていること、必要な設備を社内で完結させることなく、どこへでも持ち運べるようにしたことです。要するにビジネスフォンのように会社という拠点に縛られることなく、「場所に関係なくどこででもビジネスフォン的な電話運用が可能」な、まさに画期的な電話システムなのです。だからこそクラウドPBXでは、「外から内線を掛けたり、内線に出たりすることができる」のです。
クラウドPBXで利用できる端末例
「場所に縛られることなく運用できること」もそうですが、「通話に対応している機種が豊富であること」もまた、クラウドPBXの大きな特徴です。
たとえば、社内で設置されていることも多いであろうデスクトップパソコンや、持ち運び可能なノートパソコンにヘッドセットマイクを接続して使用することもできますし、Wi-Fiのみ対応のタブレット端末や、iPod touchといった電波を発しないデバイスでも使用できます。
外から内線を使ってみよう！クラウドPBXの導入手順
クラウドPBXは、このように色々なメリットがあり、外から内線を使うためには必須ともいっていいくらいに便利な電話システムです。ここまでで紹介したメリットを知り、クラウドPBXを導入したくなった方も多いのではないでしょうか。
クラウドPBXは、ビジネスフォンと違って社内への物理的設備の設置工事や購入が不要な分、導入は意外と難しくなく、手順としては非常にシンプル。必要なのは、ベンダーとの連絡手段と、お手持ちのスマートフォンやタブレット、パソコン等のデバイスだけです。
ここでは、クラウドPBXの導入手順を解説していきます。
クラウドPBXサービスの契約
クラウドPBXを利用するためにまず必要なのは、クラウドPBXをサービスとして提供する事業者（ベンダー）と契約を交わすことです。契約といっても何も難しいことはなく、クラウドPBXを提供しているベンダーに問い合わせ条件を確認し、書類を用意して契約手続きを行い、回線を開通してもらうだけです。手元に用意するのは通話に使うデバイスとベンダーとの連絡手段だけでいいので、携帯会社と契約するのとあまり変わらない手軽さで行えます。
回線開通するためにサーバー内で簡単な設定などをしなければなりませんが、主装置などメインの設備に関してはそもそもクラウド上にあってユーザーは手出しできず、遠隔で借り受けることしかできないので、難しい技術面での設定や準備は、「初期費用」と呼ばれる手間賃と引き換えに、ベンダー側がすべてやってくれます。
クラウドPBXの導入には「初期費用」と呼ばれるお金がかかりますが、現在では価格競争がある程度進んだことで初期費用は今ではどこのベンダーでもほぼ一定の値段に落ち着いています。初期費用の相場は範囲としては1万円～5万円ほどで、平均としては数万円のコストとなります。導入だけで数百万円のコストがかかるビジネスフォンに比べるとはるかに低コストです。
使用する端末にアプリをインストール
クラウドPBXを利用するには、スマートフォンやパソコンといったデバイスの場合、電話回線での通話でなくインターネット回線を使った通話（VoIP）が使えるようにするために、「ソフトフォンアプリ」と俗に呼ばれるアプリケーションソフトウェアをデバイスにインストールしたうえで、所定の通信設定を行わないといけません。
ベンダーから開通の連絡がきたら、大抵の場合導入に際する手順書も一緒に送られてくるはずですので、その手順書に従って、使用する予定のデバイスにソフトフォンアプリをインストールしましょう。とはいえ特別なことはなく、スマホでもパソコンでも、アプリのインストール手順はゲームやオフィスなど一般のアプリと同じです。インストーラーの手順に従ってインストールしていけば完了します。
こうしたソフトフォンアプリはインストールしただけでは使えないので、アプリを起動して簡単な通信設定を行います。この設定に関しても手順書が送られてくるはずですので、所定の文字列をそのまま入力していけば完了するといったレベルのものです。
実際に使ってみる
ベンダーと契約し回線が開通し、デバイス側の準備もできたら、いよいよ実際に使ってみましょう。
実は、遠隔にある主装置を通してインターネット回線接続でデバイスを管理するクラウドPBXの場合では、実は動作の安定性や通話品質については実際の顧客環境で使用してみないことにはわからず、トラブルが起きないとはいえないので、まずは実際に使用してみて使い勝手がどうかを確認することは非常に大切です。
また、契約前にデモ機を使って動作テストやお試し期間を設けて対応してくれるベンダーもあるので、できれば契約前に動作テストは済ませておきたいところです。
外から内線を利用するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しているクラウドPBXです。多くの企業や個人事業主の方、クリニックなどで導入されています。外から内線を利用できるナイセンクラウドは、在宅勤務者が多い場合や拠点数が多い場合、また海外に拠点があるケースなどで利用されています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
企業規模に応じて3つのプランから選ぶことができます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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外からでも内線を使用してコスト削減・業務効率化を図ろう
外からでも内線を利用することによるメリットからはじまり、外から内線を利用する具体的な方法として「クラウドPBX」を紹介しつつ、クラウドPBXの導入手順も簡単に解説しました。
内線以外にもメリットが大きい「クラウドPBX」は導入コストが非常に安価で済むうえに非常に利便性が高く、運用も柔軟に行えます。特に場所に縛られないという計り知れないメリットを応用した内線構築の柔軟さと、それにより生み出される思いもよらなかった範囲でのコスト削減に注目した方も多かったのではないでしょうか。
もしこの記事でクラウドPBXに興味を持っていただけましたら、ぜひとも導入を検討してみてください。