おすすめのクラウドPBXは？何を重視して選ぶべきか
「クラウドPBX」は従来のビジネスフォンの仕組みをクラウドに置き換えることで、主装置をその場に設置しなくても、場所を問わずにビジネスフォンの便利な機能を使える画期的なシステムです。
クラウドPBXを導入する際、「どのクラウドPBXを選ぶか」というのは大きな問題です。今回は、長期的に安定して快適に使える可能性が高いおすすめのクラウドPBXを選ぶにあたって重視するべきポイントを中心に解説していきます。そもそもクラウドPBXとは何なのかやクラウドPBXのメリットについても併せて解説しますので、クラウドPBXについて初めて知ったという企業担当者様もぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、従来企業の電話システムとして広く導入されていたビジネスフォン（オンプレミス型PBX）の仕組みをクラウド環境に置き換えて同等以上の便利な機能を使える画期的な利便性を持ったシステムです。
ビジネスフォンとは、たとえば会社代表番号などを複数の電話機で発着信に使用したり、他部署の担当者に電話を取り次いだり、社内の連絡の為に内線通話したりできるものです。ビジネスフォンの仕組みは、複数の外線と内線および固定電話機を、社内に物理的に設置した主装置（PBX）に有線で接続することで、外線と内線を複数の固定電話機間で共有する仕組みとなっています。
これに対しクラウドPBXは、ビジネスフォンの仕組みを維持する頭脳となる主装置を、クラウド上（インターネット回線上）に仮想的に設置し、このクラウド上の主装置に対し複数の外線・内線および携帯電話・スマートフォンなどのポータブル端末を接続することで、ビジネスフォンの仕組みと同等の環境を再現したものです。
クラウドPBXのメリット
主装置をクラウドに置き換えることで生まれるメリットは非常に大きなものです。ここでは、クラウドPBXのメリットを主にビジネスフォンと比較して解説していきます。
コスト削減
ビジネスフォンを従来型の仕組みで導入しようとすると、高額なコストがかかります。
まず、社内に物理的に設置する必要のあるシステムの要「主装置」の購入費が一番のコストで、新品で導入する場合安くても20万円～30万円、扱う電話機が多い場合では80万円～200万円、数千回線単位を利用する大企業やコールセンターの場合では600万円前後かかることもあります。
そして固定電話機も主装置に対応したものしか使えないので同時に購入する必要がありますが、これも1台あたり1万5,000円～4万円ほどかかります。そしてこれらの設備を設置したり、電話回線を接続・配線したりする際の工事費用もかかりますし、安定して保守運用していく為のメンテナンス費用も定期的に発生します。ちなみに5年～7年のリース契約も可能ですが、月額で払うコストこそ安くても総額は新品で揃えた金額を上回ります。
クラウドPBXの場合、主装置を社内に設置する必要がなく、また購入の必要もありませんので、工事費用もメンテナンス費用も掛かりません。そして通話に必要な電話機などのデバイスの対応範囲も広く、電話でなくとも社用PCやタブレットでも使えますし、携帯電話やスマートフォン等を既に社用で配布している場合、電話機を新たに購入する必要もありません。つまり、既に電話機を持っていればそれを再利用するだけでいいので、一切の設備購入・設置工事・メンテナンス費用が発生しないのです。
その代わりにサーバー登録や回線手配にかかる初期費用は発生しますが、高くても数万円程度です。ビジネスフォンでは小規模であっても100万円近くかかっていた導入コストが数万円程度で済むというだけでも、大幅なコスト削減につながります。仮に社内に携帯電話やスマートフォンがない場合でも、BYOD（社員の私用スマホを仕事に利用すること）をうまく活用すればさらなるコスト削減が実現できます。
また導入後の通話料についても、クラウドPBXであればコストカットが可能です。ビジネスフォンを使用している場合は離れた拠点や外出中の社員と連絡を取るには外線を使用しなければいけませんが、クラウドPBXにすれば内線通話が可能になり、通話料を削減することができます。特に海外拠点との通話の場合は、割高な国際電話通話料を内線に切り替えることで大幅なコストカットになります。
働きやすさの改善
感染症対策の一環として都内を中心にテレワークやサテライトオフィスといった場所を問わない働き方の必要性が叫ばれています。クラウドPBXはまさにそうした多様な働き方を求める社会にぴったりのサービスで、それはなぜかというと、システム維持に際して「場所の制限を受けない」からです。
これは次のメリットにもつながる話ではありますが、クラウドPBXはシステムを取りまとめている主装置がクラウド上に仮想化されているので、インターネット回線さえ繋がればどこにいても相互接続状態を維持できます。また内線を構築している他の社員のスマホや携帯電話とも同様に、どこにいてもビジネスフォンと同様の仕組みを維持できるので、例を挙げると「自宅やサテライトオフィスにいても会社の電話番号での応対や発信が可能」といったことが実現できるのです。
つまり、クラウドPBXを導入すれば、「会社で誰かが電話をとらないといけない」という理由で実現が難しかったテレワークや時差出勤、サテライトオフィス勤務など多様な働き方が実現でき、一人一人に合った場所での電話応対が可能となり、ひいては働きやすさの改善へと繋がっていきます。
業務効率の改善
先ほど述べた通り、クラウドPBXは場所を問わずに使えるサービスです。これに対しビジネスフォンでは、「会社代表番号での発着信や内線通話をするのに会社内にいないといけない」という場所の制限がありました。この2つの差は非常に大きく、場所の制限を受けないクラウドPBXでは、ビジネスフォンとは比べ物にならないほど業務効率が改善します。
たとえば、外出中の担当者宛てに取引先から共同プロジェクトの資料の確認の電話があったとします。従来のビジネスフォンの場合、担当者は出先にいるので取次ぎができず、内勤者が要件を控えたうえで外出中の担当者の携帯電話に外線電話をかけて伝言と相手先の電話番号を伝えるか、担当者が帰社したタイミングで電話を掛け直すといった回りくどいやり方が必要でした。
これが、クラウドPBXの場合では、会社の番号宛てにかかってきた着信を直接出先の担当者の携帯電話に取次ぎすることが可能ですので、担当者の手さえふさがっていなければ、相手と担当者がすぐに直接通話できるのです。もし電話がかかってきた際に外出中の担当者が対応できない状態だったとしても、携帯から会社番号を使って折り返し可能なため、電話のためにわざわざ帰社する必要もありません。
また、場所の制限を受けることなく離れた拠点同士、海外であっても、内線を構築できるので、異なる拠点の社員に対する取次ぎも同様に可能です。このほかにも、指定の着信に対して一部社員の携帯が鳴るようにしておいて、出られなければ全社員の携帯を一斉に鳴らすといったような鳴らし分けもできます。
このようにスムーズに電話を使用することができることで、業務効率を改善させることができます。
おすすめのクラウドPBXの条件
このように、ビジネスフォンと同等以上の便利さを誇りながら、ビジネスフォンより遥かに安く導入・運用できるクラウドPBXにはメリットが多く存在します。しかしながら、クラウドPBXは1社ではなく多数のベンダーが多様なサービスを運用しており、ベンダーによって使える機能や品質的なところでも大きな違いがあります。その為、安さばかりに囚われてクラウドPBXを契約してしまうと、後悔する可能性があります。
ここでは、品質やサービス内容について後悔しないための、おすすめのクラウドPBXの条件を6つご紹介します。絶対に失敗しないとまでは言えませんが、これらの条件をしっかり満たしているクラウドPBXベンダーであれば、比較的信頼に値するサービスとして検討の余地があるといってよいでしょう。
各種電話番号に対応していること
クラウドPBXの中には、限られた番号しか使えないサービスもあります。その多くはIP電話網に限定した仕組みとなっているクラウドPBXで、そうしたベンダーを選ぶとIP電話専用の「050番号」しか使用できず、元々固定電話回線で持っていた番号を転用できないという大きなデメリットがあります。会社代表番号は信頼性の意味でもあまり変えたくないというケースが多いでしょう。
それに対して、「03」や「06」といった全国の市外局番のついた固定電話回線に割り当てられる「0ABJ番号」にも、フリーダイヤル（0120、0800）にも、050番号にも対応しているクラウドPBXもあります。クラウドPBXを折角導入するのなら、電話番号変更の手間がない方が良いのは確実ですので、このように多様な番号に対応しているサービスを選びましょう。
様々なデバイスに対応していること
多くのクラウドPBXでは、ビジネスフォンのように主装置に対応した純正の電話機を用意する必要はありませんが、IP電話機や携帯電話にしか対応していない場合は、ある程度運用の形が制限されることになります。
クラウドPBXの中には、携帯電話・スマートフォン・IP電話機などの電話機のみならず、タブレット端末やノートPC、デスクトップPC、iPodといった電話用ではない機器にも対応したサービスがあります。PCなどの端末でもネット回線と外部マイクを接続すれば固定電話や携帯電話と通話が可能というのは非常に便利です。また、様々なデバイスに対応したクラウドPBXを使えば、他の電話会議ツールとの併用もより簡単になります。
便利な機能が備わっていること
クラウドPBXは、先ほども少し触れた通り、会社で役に立つ様々な機能が搭載されています。たとえば、「電話の保留・転送機能」は多くのクラウドPBXに基本機能として搭載されていますが、電話の取次ぎの際に必須となる便利な機能です。それ以外にも、「留守電メッセージのメール送信機能」や「着信時のルール設定機能」といった様々な便利機能があります。
こうした機能は基本機能に含まれている場合と、オプション料金を追加で支払うことで利用できる場合があり、使いたい機能が基本機能に含まれていれば追加料金を払わずに使えますので、クラウドPBX同士を比較検討する際には基本機能として使える機能の確認は必ず行っておきましょう。
日本全国だけでなく海外でも使用できること
先ほども少し触れた通り、クラウドPBXは場所を問わずに異なる拠点間でも内線ネットワークを構築できるサービスです。しかし、海外通話を制限しているクラウドPBXもまた多く存在し、ポータビリティを行った番号では海外発信ができないケースや海外現地のネットワーク規制など、環境によっては海外では使用できない場合もあります。
事業的に海外の取引先が多い企業や海外展開も視野に入れている企業の場合では、できる限り海外でも問題なく使用できる環境を整えてくれるクラウドPBXベンダーを選ぶようにしましょう。
契約期間やプランに柔軟性があること
企業である以上、事業や事務所の規模拡大は想定しておかねばなりません。それと同時に電話サービスも見合った規模に拡大できることが理想です。クラウドPBXは、ビジネスフォンに比べるとある程度プラン変更・台数変更は柔軟に行えるものの、最低利用期間や○年縛りなど、契約期間に色々な縛りを設けているベンダーも存在します。
プランに関しては事業規模の拡大に対して柔軟なプラン（台数や回線数に幅があるなど）を選んだり、プラン変更に縛りのない（違約金や最低利用期間などの制限がない）ものを選んだりすると、事業規模の拡大に電話システムをうまく合わせることができます。
導入実績があること
できれば他社への導入実績、特に自社に近い規模や業種の企業での導入実績のあるベンダーを選ぶといいでしょう。その実績に対して詳しい解説が載っていたり、導入後の成果などがレポートされているとベストです。
導入・設定が簡単であること
クラウドPBXの導入に関しては、設置工事などハードウェア的な準備は不要ですが、その代わりにサーバへの接続や各種設定などソフトウェア的な準備が必須となります。この導入・設定に関する手順をできれば事前に確認できると理想ですが、そうでなくとも契約前に確認しておきましょう。
導入したはいいけれど設定作業が非常に難しくシステム管理者でないとろくにわからないといったものでは、どうしてもそうした設定に関してブラックボックス化してしまい、トラブル発生の元になってしまいます。導入・設定がどのような手順で行えるのか、その内容は誰にでもできる簡単なものなのかは、絶対に確認すべきポイントです。導入・設定が簡単であれば、担当者が変わっても引き継ぎやすいですし、突然の離職など不測の事態にも対応できます。
おすすめのクラウドPBXを探しているなら「ナイセンクラウド」をご検討ください
ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番、050、0120、0800番号に対応しており、現在利用中の電話番号のままクラウドPBXに乗り換えたい企業様におすすめのクラウドPBXです。
登録した全端末での同時着信や鳴らしわけ、着信時の詳細なルール設定、アナウンス設定などの便利な機能が基本機能として備わっており、また、自動録音機能やIVR機能などをオプションとして付けることも可能です。
▼1分でわかるナイセンクラウド
費用は企業規模に応じて3つにわかれ、内線数が多くなる場合には追加することも可能です。その際は内線数に応じて割引も適用されます。詳しくは自動見積もり機能か個別見積もりにてご確認ください。
各条件を重視してクラウドPBXを選ぼう
クラウドPBXを選ぶうえで重視するべきポイントを解説しました。この記事で解説したポイントをクラウドPBXを選ぶ際の参考にしていただき、各条件をしっかり重視しつつ比較検討されることをおすすめします。単純に安さだけに注目せず、性能面や機能面、環境面など、多角的な視点でリサーチを進めてみましょう。