高まるオフィス不要論。脱オフィスを進める上で注意すべきは「電話」!?

2020年6月10日2020年10月28日テレワーク・在宅勤務

全国的にテレワークが推奨・推進されている今、いわゆる大企業が多く集まる都内では「オフィス不要論」が高まっています。オフィス不要論とは「出社する社員の数が大きく減少しているのに、わざわざ高い賃料を支払い続ける必要は本当にあるのか？」というものです。

この記事では、オフィス不要論が叫ばれている理由・オフィス縮小の際のポイントなどについて詳しくご紹介します。

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1. なぜオフィス不要論が叫ばれているのか？
2. オフィスは本当に不要？オフィスがない場合のデメリット
3. オフィス不要論に従ってオフィスをなくす、縮小する際のポイント
4. クラウドPBXならナイセンクラウド
5. 高まるオフィス不要論。しっかり準備すればオフィスは本当に不要になる

なぜオフィス不要論が叫ばれているのか？

各企業で「オフィス不要論」が叫ばれる背景には、在宅勤務化により想定よりも業績に支障が出なかったことと賃料の問題があります。ここでは、この2点について解説していきます。

在宅勤務でも業績が変わらない

国内上場企業の中で、最も迅速・大規模なテレワーク移行を決定した会社として印象深いのが「GMOインターネット株式会社」です。同社は緊急事態宣言が出される2ヶ月以上前には、すでに4,000人以上の社員をテレワークへと切り替えていました（出典：GMOペパボ、全社でテレワークを基本とする勤務体制へ移行）。
当初は「オフィスでの業務停滞・社員の生産性低下によって業績の落ち込みが発生するのではないか」という懸念の声もありましたが、一斉テレワーク開始から3週間目に同社の会長兼社長である長熊谷正寿氏が「テレワークにしても業績に影響がほぼない」とする内容をSNSに投稿しました。

実際に5月12日に公表した2020年第1四半期決算も好調な滑り出しとなっています。売上高は前年同期比で14.6%増加し、四半期としては過去最高となる536億円を達成。営業利益についても同65.7%増となり、82.8億円に達しています。
在宅勤務体制前に契約したプロジェクトの納品が、当期の業績を押し上げた結果だとする見方もあるでしょう。しかし、総務省の「平成28年通信利用動向調査」によれば、テレワークを導入していない企業よりも、導入している企業の方が労働生産性は1.6倍高いとするデータも出ています。

在宅勤務となっても業績はそれほど大きく落ち込むことはなく、業種によってはむしろ大幅な増益となり得る可能性が十二分にあり得るのです。

オフィスの賃料がもったいない

テレワークの導入が進むことで、オフィスに出社する社員は大きく減少します。企業の間では都心部にあるオフィスの賃貸契約の解約や、面積の縮小を図る動きが出てきています。東京都心部のオフィス物件を多数手掛ける不動産会社によれば、2020年4月中旬以降から都心部のオフィスの賃貸契約を解約したいという相談が1月の4倍余りのペースで寄せられているほか、大手企業の間でもオフィス面積拡大の計画を取り止める動きが出ているそうです。
こうした動きの背景には想定以上にテレワークが機能し実績を上げていることで、オフィスの必要性が見直され始めている事実があります。

実際にオフィスの一部を解約したケースとして、都内のエネルギー関連ベンチャー企業「ENECHANGE株式会社」の事例があります（出典：オフィスを縮小し「集まりたいときに集まれる場所」へ　積極的に変わることを選ぶ、新しい働き方「ウィズコロナ宣言」を発表）。今年3月下旬に100人ほどいる社員を原則、すべてテレワークへと切り替えました。その後定期的に「仕事のしやすさ」に関するアンケートを行ったところ、4月下旬には90％余りの社員が「生産性が上がった」または「以前と変わらない」と回答したとのことです。
この結果を受け、企業側はテレワークによって業務効率の向上は可能と判断し、オフィスの賃貸契約を一部解約することを決めました。今後は社員の半数分しか席を設けず、社員は週に2日から5日をテレワークで業務に従事します。今後の展望について同社の城口洋平会長は「テレワークを前提に、オフィスはコミュニケーションを取るための場としたい」と語っています。

レンタルオフィス、貸会議室、カラオケなどでの業務が増えている

コロナによりテレワークが増える以前から、オフィス以外で働く方法に注目が集まり始めていました。レンタルオフィスや貸会議室、カラオケ店などを利用して働く人が増えていたのです。そのようなスペースを提供する企業では、テレワーク向けプランを新たに用意していることがあります。様々な形の働くためのスペースが提供されている昨今では、オフィスがなくても働く場所に困らないのです。

働く場所が縛られないことで、社員はその日の気分や都合に合わせた場所で働くことができます。自社で会議のある日は出社しますが、自社オフィスから遠い場所にある顧客のもとへ訪問する際は、近くのレンタルオフィスや貸会議室などのスペースを利用して仕事ができます。自社と顧客のもとを往復するために時間を浪費するよりも、働ける場所で働くことで、時間を無駄にすることなく効率的に働くことができます。

オフィスは本当に不要？オフィスがない場合のデメリット

仮にすべての社員をテレワーク勤務とした場合、オフィスがないことで生じるデメリットもあります。懸念されがちなものが「コミュニケーション不足」「帰属意識の低下」「顧客との連絡」の3点です。ここでは、この3つについて解説していきます。

社員間のコミュニケーションが不足するかも

日本国内で拡充が進むテレワークですが、その本家ともいえるアメリカでは、一時期には労働者のうち25％がテレワークで業務に従事していたと言います。しかし2010年以降テレワークは縮小傾向にあり、例えばアメリカの中でも早い段階からテレワークを推進してきたIBMでは、2017年に在宅勤務を禁止しました。理由は公表されていませんが、社員間でのコミュニケーション不足が原因ではないかと言われています。

遠隔地で業務にあたるテレワークでは孤独感を生じさせてしまい、モチベーションの低下を招いてしまう可能性は無視できません。また情報共有がしっかりとなされず、プロジェクトの進行に支障が生じてしまう恐れもあるでしょう。同じオフィスの中で働いていた頃には上手く行えていたコミュニケーションが、テレワークでは通用しないことも起こり得ます。業務を円滑に進めていくために質の高いコミュニケーションが大切であることをチーム全員が共有し、ときには臨機応変にその手段を見直すといった施策も重要となるでしょう。

社員の会社への帰属意識の低下するかも

在宅での勤務は、会社に属する社員でありながら「フリーランス」のような感覚で仕事に従事することができます。そのため自社への帰属意識が低下しやすく、これを放置すると離職へつながってしまうことも考えられるでしょう。また、テレワークを続けていると出社の機会が大幅に減少するため、会社とのつながりが薄れてしまいがちです。結果として、社員自身が堅実なキャリアプランやビジョンを見失ってしまう恐れがあります。

また特にテレワークでは、上司が部下の働きぶりを評価しにくいという課題もあります。通話などをすることがあっても一時的なものであり、オフィス勤務とは違って常に社員の様子を見られるわけではありません。正当な評価を受けられず「どんなに頑張っても評価は変わらない」と感じれば、仕事に対するモチベーションが下がってしまうでしょう。評価基準の明確化・評価方法の見直しなど、新たな視点で適切な対応を行うことが大切です。

顧客との連絡が取りづらくなるかも

在宅勤務者宛に顧客から会社へ電話が掛かってきた場合、社内に居るスタッフがひとまず対応したうえで、改めて在宅勤務者から連絡をし直すという取り次ぎ方法となってしまいます。これでは自社の都合で顧客を待たせることとなってしまい、営業の機会を逃してしまうことにもなりかねません。

比較的容易な対策としては、自社から仕事用の携帯電話端末を支給する方法が挙げられるでしょう。既存顧客へは事前に挨拶などで在宅勤務となっていることを伝え、「連絡はこちらの番号へ」とアナウンスすれば良いだけのことです。

しかし、新規顧客は電話番号も、担当者が在宅勤務となっていることも分かりません。そのため、携帯電話端末を支給しただけでは、時間も手間も掛かってしまう二度手間の顧客対応はどうしても発生してしまいます。顧客からの連絡をスムーズに受けるため、こうした問題点への解決策を事前に用意しておくようにしましょう。

オフィス不要論に従ってオフィスをなくす、縮小する際のポイント

テレワークの推進を行おうとするとさまざまな面で懸念が生じることが分かりました。ここでは、どのような施策を採ればこうした懸念を解消することができるのかをご紹介していきます。

社内のコミュニケーション方法を工夫する

アメリカの心理学者が提唱した「メラビアンの法則」によれば、相手の話を聴く際に受け取る情報は、仕草・声の抑揚・話し方といった非言語コミュニケーションが全体の93%を占めるとされています。しかしテレワーク中のコミュニケーションの中心となるのは、多くがメールです。テキストのみのやり取りでは「メラビアンの法則」いわく、受け取れる情報がわずか7％の言語情報のみとなってしまうため、途端にすれ違いがおきやすくなり、意思の疎通が難しくなってしまいます。

従来は社員全員がオフィスへと出勤し、互いに非言語コミュニケーションを交えた情報交換を行いながら業務にあたることが当たり前でした。「テレワークになると以前のようにはコミュニケーションを取れない」と不安の声が上がるのも、無理はありません。しかし、現代ではICTの発達により、チャット・Web会議ツールなどの性能が飛躍的に進化しています。こうした「従来にはなかった技術」をしっかりと使いこなすことで、コミュニケーションを取り合うことは充分に可能です。

社員向けのイベントなどを開催する

社内でのコミュニケーションが充分に取れているか否かは、社員のモチベーションに影響を与える大きな要素となります。

都内のあるソフトウェア開発企業ではほぼ全社員がテレワークで就業しています。人事・総務などの業務はアウトソーシングで行っており、すべての社員がプログラマーとして在籍しています。彼らのコミュニケーションの主な手段はチャットツールです。チャットツールでとある社員が「プログラムを短時間で開発するイベントをしたい」と書き込んだところ、参加者・開催場所・日時や施設の予約担当者といった役割が自然に決定していきました。

このイベントを通してオフィスとは違った形で交流の場を持つことに成功し、同時にスキルアップも図っています。こうしたイベントは自発的に企画・立案され、任意参加で成功させることに意義があります。そして、社員のモチベーションを維持するにはまず、社内でのコミュニケーションを活発化させるための施策が必要です。発生したニーズを潰してしまうことのないよう、柔軟な対応を心掛けましょう。

クラウドPBXを導入して顧客からの連絡に対応する

従来は「PBX」と呼ばれるハードウェアが社内に設置されており、PBXが電話交換の役割を担うことで外線を複数の内線電話へ繋げたり、内線同士の接続を可能にしたりしていました。PBXの機能を、インターネットを介して行えるようにしたものが「クラウドPBX」です。

インターネット経由でサービス提供がされるクラウドPBXでは、ハードウェアの購入・メンテナンスの必要がなく、テレワークのように就業拠点が多くの場所へ分散しているケースであっても、内線通話や会社の電話番号を利用した外線通話が可能になります。

クラウドPBXの大きな特徴は、固定電話の代わりに「ソフトフォン」を使用してPC上から発着信を行う点です。ソフトフォンとは特定のアプリケーションをダウンロードすることで、インターネット回線を使った通話を可能とする新しい形の電話です。有名なところではSkypeなどもこのソフトフォンにあたります。様々なクラウドPBXサービスが世の中にありますが、中には着信した際には「CTI機能」で電話番号から顧客情報を検索し、画面に表示された内容を確認してから電話を受けることが可能なものがあるため、それぞれの顧客に応じた対応が可能になります。

クラウドPBXならナイセンクラウド

「ナイセンクラウド」はその名前の通り、クラウドを利用した内線電話サービスです。ここでは、弊社が提供するナイセンクラウドについてご紹介します。

ナイセンクラウドの内線の機能・メリット

「ナイセンクラウド」は、専用のソフトウェアやアプリケーションをインストールすることで、スマートフォン・PCを内線電話のように利用することができるサービスです。

例えば事務所から外出先の社員への連絡も、登録済みの電話番号間で行えば内線電話として利用することができるため、通話料金が掛からないというメリットがあります。外部からの着信があった際は、同じオフィスにいる社員に取り次ぐのと同じように、社外にいる社員にも内線で取り次ぐことができ、外出中の社員あての電話に対して再度の電話を求めたり、伝言を聞く必要がありません。また、テレワーク推進により複数拠点となっているケースでも、スマートフォン・PCなどの端末を内線として利用することが可能です。例えテレワークで働く場所が自宅でも、コワーキングスペースでも、海外でも、内線をつなぐことができるのです。

ナイセンクラウドの外線の機能・メリット

外部からの電話を着信すると、会社の電話として登録されている端末が一斉にコールし、誰かが電話を取ることでコールが止まる仕組みになっています。また、同一電話番号を複数の拠点で使用することができます。さらにナイセンクラウドはフリーダイヤルにも対応しているため、コールセンターを拡大する際に非常に便利です。既存のコールセンターで無理に電話を増設したり、同一地域で新しいコールセンターの場所を見つけたりせずに、他の地域に容易に新しいコールセンターを開くことができます。賃料や人件費の安い地域にコールセンターを開くことで、通話料以外のコストカットも可能につながります。

もちろん複数の電話番号を利用することも可能です。東京、大阪、福岡の3拠点の電話番号をナイセンクラウドで一括管理することで、例えば東京オフィスが台風で出社困難な際に、大阪や福岡のオフィスで東京オフィスあての電話を取ることが可能です。

より詳しいナイセンクラウドの機能やメリットについてはサービスサイトや公式動画をご確認ください。サービスサイトでは漫画で分かりやすく機能や特徴をご紹介し、公式動画は1分でナイセンクラウドについて分かる内容となっています。

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