テレアポするならフリーダイヤルを使うべき？テレアポの環境を整えるならクラウドPBX
テレアポといえば、とにかくたくさんかけまくり、言い方はよくないかもしれませんが、「下手な鉄砲も数撃ちゃあたる」方式が一般的でした。もちろん、たくさんアプローチしていくことで「脈アリ」な見込み顧客を絞り込んだり、担当者が経験を積んでいったりという面もあります。ただ、現代のビジネスシーンでは従来のとにかく量をこなすテレアポのスタイルが通用しにくくなっているのも事実です。
そうした中でテレアポをどうマーケティングに活かしていくか、またネット環境も含めた変化していく電話環境の中でテレアポをどう当てはめていくかが、企業の規模を問わず求められています。さらには、テレワーク・リモートワークが推進されるようになったことで、社内でなくても運用できるテレアポ環境の構築も求められるようになっています。本社、支社、自宅など離れた場所でテレアポに従事しているスタッフ同士をどう連携し、スムーズな業務が行えるようにするかが問われているのです。
この記事では、フリーダイヤルを使ってテレアポする企業が、今後どのように電話環境を整えていくことができるのか、方法をご紹介します。
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フリーダイヤルの番号でテレアポするメリット
テレアポにおいて便利な番号なのがフリーダイヤルです。なお、本来「フリーダイヤル」とはNTTコミュニケーションズが提供している着信課金番号サービスの名称のことですが、ここでは着信課金番号サービス全般を指す言葉として使用します。
電話番号に対する信用度が高い
どうしてテレアポにフリーダイヤルが向いているのかというと、まず先方に通知される電話番号への信頼性が高くなるからです。今、ナンバーディスプレイのついた電話機が多くの企業で使用されています。ナンバーディスプレイがあれば、誰から電話が掛かってきたのかが分かりやすく、また、電話の相手から折り返しを依頼された場合の電話番号の確認も簡単だからです。
ナンバーディスプレイに表示される番号がフリーダイヤルだと、企業からの電話だとすぐに分かります。身元のちゃんとした企業からの電話だと信用してもらいやすくなるのです。
テレアポでは相手に不信に思われてしまったら失敗です。いかに相手に不信に思われず、ビジネスの話をして興味をもってもらえるかが重要です。
折り返しをもらいやすい
フリーダイヤルの正式名称「着信課金番号サービス」からもわかるように、着信した側が通話料を負担する形となります。そのため、相手にしてみれば折り返しても費用を負担する必要がなく、通常の電話番号でテレアポをしたときよりも、折り返ししてもらいやすくなります。フリーダイヤルにかけるなら通話料を負担する必要がないわけですから、ちょっと興味を持った場合でも気軽にかけやすくなります。特にこれは、通話量が比較的高い携帯電話・スマホなどからの折り返しのときに大きなメリットとなるでしょう。
テレアポにフリーダイヤルの番号を使用する際のポイント・注意点
このように、テレアポ用の番号としてフリーダイヤルを利用すると業務そのものがスムーズに行えるようになるため、成約率や売上のアップといった成果へと結びつきやすくなります。一方で、利用する際には少し注意したい面もあります。
通話料が高額になりやすい
電話をかける時も受ける時もこちらが通話料を負担する形になるわけですから、どうしても通話料金が高額になってしまいます。電話をかけた相手が興味を持って気軽に電話をかけてくれるようになればなるほど通話料金がかさんでしまうというのデメリットも生じます。
話が盛り上がったり、電話の段階でかなりビジネスに踏み込んだ話になったりすると、通話も長くなりがちです。そんなときにもこちらが通話料金を全面的に負担するため、なかなか無視できないデメリットです。テレアポは場合によって1回あたりの通話が長くなることもあるため要注意です。
また短い通話の場合でも注意する点があります。それは通話料の課金方法です。固定電話を対象とした通話料金については3分8円などといった3分課金の方法が一般的ですが、ビジネス用途で1分でいくらという分課金形式、何秒でいくらという秒課金形式があり、例えば3分で8円の3分課金形式の場合は、テレアポをかけて相手に30秒ほどで電話を切られてしまっても8円が掛かってしまいます。テレアポは断られてしまいやすく、すぐに電話を切ることが多いため、分課金形式や秒課金形式にした方が電話代が安くなることが多いです。
複数人でテレアポするならPBXが必要
複数のスタッフがテレアポをする場合には、フリーダイヤルだけでなくPBXの導入も欠かせません。このPBXというハードウェアをオフィスに設置することで、社内の電話を内線化してつなげ、複数の電話機で同一の番号の発着信が可能になります。例えばAさんが外線を着信し、Bさんに出てもらいたいときにBさんを直接呼ぶのではなく、Bさんがいる部署の電話に取り次ぐことができるようになります。
社内で複数のスタッフがテレアポをするときには、PBXを導入していないとフリーダイヤルを社内で共有できません。
自社がフリーダイヤルを使うのは問題ないが、フリーダイヤル宛にテレアポするのはマナー違反
もうひとつ注意したいのは、先方のフリーダイヤルにテレアポするのは絶対に避ける必要がある点です。何度か触れたように、フリーダイヤルを使ったテレアポの場合、かけた場合も受けた場合もこちらが通話料を負担する点に特徴があります。相手のフリーダイヤルにかけてしまうと、先方が通話料金を負担することになってしまうのです。
テレアポを受ける側としては、まったく知らない会社からの営業の電話を受けただけで通話料を負担しなければならなくなります。アプローチする側がコストをかけるならともかく、アプローチされる側がコストを負担するなどといった営業はありえませんから注意しましょう。
もしフリーダイヤル宛にテレアポを掛けてしまうとスタッフのミスでは済まされず、「この会社は常識がないのか」と厳しい評価を受けてしまうことになりかねません。第一印象がこれでは、顧客になってもらうことは期待できないでしょう。
テレアポにフリーダイヤルを使用するならクラウドPBXを導入しましょう
こうしたテレアポにフリーダイヤルを利用する上でのメリット・注意点を踏まえて、実際に導入する際にはクラウドPBXも併せて導入するのがおすすめです。フリーダイヤルのメリットを活かしつつ、テレアポの業務を大幅に効率化させることができるからです。
クラウドPBXとは
PBXはハードウェアをオフィスに設置することで複数の電話を内線化することができるのですが、そのためには装置の購入、さらに設置するための工事などのコストがかかります。さらに設置しているオフィス内の電話機しか内線化することができず、他の拠点の電話には外線を使用してつなぐ必要があります。
それに対して、クラウドPBXは従来のPBXの機能をハードウェアの代わりにインターネット上で行う形となっています。クラウド上にデータを保管することでハードディスクをはじめとした記録媒体がそれほど必要なくなったのと同様、PBXの機能をクラウド化することで装置の導入や設置のための工事が必要なくなったのです。その結果、初期費用は中規模程度の企業で2～5万円程度と低コストで利用できるようになりました。さらに離れた拠点の電話も内線化することができるだけでなく、スマホやパソコンを使ったソフトフォンも内線化することができます。つまり、スマホから電話をかけても、先方に通知される電話番号はフリーダイヤルのそれになるわけです。
このクラウドPBXの導入によって、テレアポの可能性が大きく広がります。従来のハードウェア型のテレアポの場合は、スタッフがPBXを設置しているオフィスに出社して業務を行う必要がありました。しかし、クラウドPBXでスマホを内線化することで、自宅や他の営業所、出張先でもテレアポを行うことができるようになったのです。つまり、会社内にテレアポ専門の部署やスペースを確保しなくても業務ができることになります。
また、内線化した回線・端末間で電話の取り次ぎが可能になります。東京の本社でテレアポをしているAさんのもとに電話がかかってきたとき、それを北海道の支社で勤務しているBさんにすぐに取り次ぐことも可能です。折り返し電話をかけ直す必要もなく、電話転送サービスを利用する必要もありません。フリーダイヤルと電話転送サービスを併用すると通話料金と転送料金の両方のコストがかかってしまうだけに、この点は重要です。
複数人でテレアポをする場合はまずクラウドPBXを導入し、多様な環境でも業務が機能できるような環境づくりを行っておくと、柔軟性のある対応ができるようになります。
クラウドPBX「ナイセンクラウド」
そんなフリーダイヤルを使ったテレアポに役立つのが「ナイセンクラウド」です。工事不要で導入できる上に、発信・着信ともにクラウドPBXならではの機能を幅広く利用することができます。
例えば外部から電話がかかってきた場合、あらかじめ登録しておいた回線すべてに通知がいきます。会社にかかってきた電話を会社にいないスタッフが出ることができ、大規模な台風の上陸などで出社が困難な日に家にいながら電話対応が可能になります。しかも、これは固定電話・スマホ・ソフトフォンを問わず利用できます。そして、発信の際にはスマホ・ソフトフォンでもフリーダイヤルや会社の固定電話の番号でかけることができるので、信用度がぐっとアップします。
他にも時間帯に合わせて着信ルールや流すアナウンスを設定できる機能、電話履歴をウェブで確認できる機能などが標準で備わっています。さらにオプションとして自動録音機能や電話会議などの機能も利用可能です。
設置だけでなく、導入後に設定を変更したい場合にも工事は一切不要ですし、従来のPBXなど特殊な機器をリースすることもないので縛りもありません。
端末の種類や回線の場所を問わず内線化が可能で、その内線同士の会話はどこでも無料です。東京の本社にいるスタッフとカナダの支社にいるスタッフ同士が通話をする場合でも無料、会社の固定電話と外出先のスマホとの通話も無料になります。
先程テレアポでは通話料金が高額になりやすい注意点について触れましたが、ナイセンクラウドを導入すれば、その分をカバーできるコスト削減効果が期待できるのです。
1分の動画でナイセンクラウドの機能を分かりやすくご紹介しています。ぜひご覧ください。
そんなナイセンクラウドの料金は初期費用として1万円、プラス利用する内線の本数によって月額費用が決まります。特筆すべきは利用する内線の数が多いほど割安になる点でです。どのくらいの内線数でどのオプションを使用したらいくらになるのか、サービスサイトの自動見積もりでご確認いただけます。もちろん個別見積もりにも対応しております。ぜひお気軽にお問い合わせください。
また、内線数（端末数）が2台のみでお得にフリーダイヤルを利用したいなら、スマフリをご検討ください。スマフリは月額2,480円で0120、0800、050番号をご利用いただけます。ナイセンクラウドの標準機能をスマフリでも利用可能です。
個人事業主の方や少数の従業員が電話を特に利用することの多いケース、また、ナイセンクラウドの導入を検討中で小規模導入から始めてみたい場合におすすめです。
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テレアポにフリーダイヤルを使用するならクラウドPBXも導入しましょう
これからの時代のテレアポは、いかに柔軟な環境で業務をスムーズに進めていくことができるかにかかっているでしょう。テレワーク・リモートワークを推進しつつ、これまで以上に積極的なテレアポを行っていくならば、フリーダイヤルとクラウドPBXの組み合わせは理想的ともいえる条件を備えています。これからテレアポ環境の構築や改善を目指す場合には、フリーダイヤルとクラウドPBX両方の導入を検討してみましょう。